Responsable du standard téléphonique et de l'accueil H/F

Le responsable du standard et de l’accueil (H/F) a pour mission principale d’organiser le traitement de tous les appels entrants sur le standard du Chuv-Ac ainsi que de l’accueil des propriétaires d’animaux et d’assurer des missions de secrétariat (rappel des rendez-vous, paramétrage des rendez-vous dans Sirius…) en interface avec les cliniciens de l’hôpital et la direction du Chuv-Ac.

Sous l’autorité du cadre du pôle consultations et imagerie médicale et de la Direction du Chuv-Ac, le titulaire du poste exercera les missions suivantes :

Missions principales :

1.     Encadrement de l’équipe standard accueil (4 agents)
·         Piloter et organiser le bon fonctionnement de la plateforme téléphonique afin d’assurer la meilleure qualité de service aux clients du Chuv-Ac
·         Management de proximité de l’équipe du standard et de l’accueil
·         Réaliser les plannings d’équipe du standard et de l’accueil en lien avec le régisseur
·         Participer aux projets d’amélioration du parcours client
·         Pédagogie (4 étudiants) :
- Préparation et mise en place de fiches pédagogiques par unité clinique sur le fonctionnement de la prise de rendez-vous ;
- Encadrement journalier et formation des étudiants dans le cadre de leurs rotations tout au long de l’année universitaire sur le fonctionnement de Sirius et à l’accueil téléphonique d’un propriétaire d’animal,
·         Formation des nouveaux agents au standard et à l’accueil.

2.     Participation aux activités de standard et d’accueil
·         Réception des appels entrants ;
·         Prise des rendez-vous du Chuv-Ac animaux de compagnie ;
·         Orientation de tous les autres appels entrants ;
·         Interlocuteur des responsables des unités cliniques ;
·         Organisation et adaptation des plages de rendez-vous en accord avec les cliniciens.
·         Gestion des cas référés.

3.     Gestion administrative et secrétariat
·         Confirmation et annulations de rendez-vous ;
·         Suivi de la messagerie web-chuva@vet-alfort.fr et traitement quotidien des emails entrants (rendez-vous, annulations, questions diverses) ;
·         Gestion des déplacements de rendez-vous sur demande des consultants ;
·         Modification et gestion des plannings de consultations ;
·         Gestion de projet : accompagnement des évolutions de Sirius.