Responsable secrétariat de direction à la MC de Saint-Martin-de-Ré
Référence : 2023-1138263
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Direction de l'administration pénitentiaire - DISP BORDEAUX
Maison Centrale 17410 ST MARTIN DE RE - Localisation : Maison Centrale 17410 ST MARTIN DE RE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Les activités du service
1 – Assure le secrétariat de la Direction.
- Gestion des agendas, des plannings et des permanences.
- Filtrage des informations et des appels.
- Organisation, suivi et compte rendu des réunions.
- Préparation d’éléments de réponse.
- Rédaction de correspondance, de note.
- Prise de notes et rédaction de compte-rendu de réunion
2 – Assure la circulation de l’information entre les différents services.
- Diffuse les notes de service. (Rédige les notes de service internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature de la Direction, les reproduit et les diffuse).
3 – Assure le classement et l’archivage des documents (courrier, notes, comptes rendus, décisions, fiches d’incidents, autorisations d’accès, délégations de signatures…).
- Assure l’archivage papier et informatique des notes de service nationales, régionales et locales
- Scanne les documents demandés.
4 – Participe à des activités particulières.
- Traite les dossiers de suivi d’affaires réservées.
- Gère les relations avec les autorités administratives et judiciaires (OIP, DDD, CGLPL…).
- Centralise les demandes et saisines des représentants du culte et des partenaires associatifs.
- Instruit et enregistre les demandes d’accès.
- Contribue à l’élaboration du rapport d’activité ainsi qu’à l’organisation matérielle du conseil d’évaluation.
- Participe aux réunions de service.
- Gestion des démarches administratives préalables à l’accès à l’établissement des aumôniers et des intervenants au sein de l’USMP.
5 – Responsable de la gestion documentaire du référentiel des pratiques professionnelles pénitentiaires.
En outre, l’agent pourra se voir confier des missions ponctuelles sur ordre de l’autorité hiérarchique sous laquelle il est placé.
Nombre d’agents à encadrer
☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet
Composition et effectifs du service
1 secrétaire administratif
Votre hiérarchie
1 Chef d’établissement
1 Adjoint au chef d’établissement
2 Directrices des services pénitentiaires (responsables de quartier)
Vos interlocuteurs métiers – direction de l’établissement, services de la direction interrégionale à Bordeaux
Profil recherché
Poste réservé aux agents titulaires de la fonction publique
Poste accessible par détachement d'un autre ministère :
Les agents extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater doivent transmettre l’ensemble des documents suivants à l’adresse du recruteur :
o la fiche de candidature complétée ("annexe 2" à demander à l'établissement ou au SPIP) avec l’avis de l’administration d’origine relatif à leur départ ;
o un curriculum vitae ;
o la lettre de motivation ;
o les pièces justificatives le cas échéant ;
o le dernier arrêté d'avancement d’échelon ;
o les trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel le cas échéant ;
o un état des services.
Compétences attendues
Connaissances
Bureautique
Environnement professionnel
Savoir-faire
Organisation
Rigueur
Persévérance
Autonomie et travail en équipe
Respect des procédures et consignes
Savoir-être
Discrétion – Respect de la confidentialité
Polyvalence / Adaptabilité
Capacité d'accueil et d'écoute
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Sous l'autorité du garde des sceaux, ministre de la justice, et avec le concours des autres services de l'Etat, des collectivités territoriales, des associations et d'autres personnes publiques ou privées, la direction de l'administration pénitentiaire assure le service public pénitentiaire ; à ce titre, elle participe à l'exécution des décisions pénales, elle contribue à l'insertion ou à la réinsertion des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire, à la prévention de la récidive et à la sécurité publique dans le respect des intérêts de la société, des droits des victimes et des droits des personnes détenues.
Elle est l'une des cinq directions du ministère de la justice. Son budget annuel s'élève à 3,6 milliards d'euros, dont près de 1,3 milliards hors titre 2. Elle emploie 39 200 agents. Outre l'administration centrale, 186 établissements pénitentiaires et une centaine de services pénitentiaires d'insertion et de probation constituent les services déconcentrés, répartis en dix directions interrégionales ; elle compte en outre un service de l'emploi pénitentiaire (SEP-RIEP) et une école de formation (ENAP). Elle prend en charge plus de 250 000 personnes, dont environ 170 000 en milieu ouvert et près de 80 000 sous écrou.
Descriptif du service
Sous la responsabilité du chef d’établissement, assure la gestion des tâches administratives de secrétariat de la direction et des services de la Maison centrale et la coordination des informations entre les services.
À propos de l'offre
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RIFSEEP : 3
Organisation de travail : du lundi au vendredi
Restauration : sans possibilité de restauration – salle de restauration mise à disposition
Accessibilité en transport / Parking : parking devant l’établissement
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Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI ☐ NON ✔
Le titulaire de ce poste est soumis à l’ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l’administration pénitentiaire.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2025
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Cadre pénitentiaire
