Responsable service des entrées (F/H)

ACTIVITES :

• Gestion du service des entrées
  • Organiser le circuit et le traitement des commandes dans son service.
  • Être l’interlocuteur des fournisseurs ; à ce titre, leur communiquer les informations nécessaires à la gestion administrative et financière des commandes (envoi des n° de commandes, dates butoir d’envoi des factures en fin d’année…)
  • Encadrer fonctionnellement les agents qui prennent part aux activités du service : répartition des tâches dans le respect de la continuité du service, méthodologie de travail, définition des objectifs, animation des réunions de service, formation des nouveaux arrivants et mise à jour des procédures de travail.
  • Gérer le calendrier budgétaire pour son service, notamment sa clôture : contacts suivis avec les fournisseurs, gestion des délais, sollicitation des chargés de collections pour les annulations, etc.
  • Participer à la rédaction des documents pour les marchés publics de monographies et à l’analyse des offres
• Fonctions opérationnelles
  • Participer au regroupement des commandes manuelles et à l’extraction des commandes manuelles et automatiques.
  • Contribuer à la réception des commandes : vérification intellectuelle (conformité avec les bons de commande), matérielle et financière (différences de prix, non-conformité au marché) des documents réceptionnés, facturation dans le SIGB.
  • Procéder au début du traitement documentaire et matériel des documents reçus : localisation, exemplarisation et estampillage en fonction des spécifications.
  • Assurer le suivi de l’état des commandes (commandes en révision, retards de livraison, ouvrages épuisés) en relation avec les interlocuteurs concernés (fournisseurs, chargés de collections, service financier).
  • Traiter et suivre les problèmes complexes de commande (demandes d’avoir, retours d’ouvrages, réclamations, problèmes de facturation).
• Assistance au service concours
  • Venir en appui au service concours de l’ENS de Lyon pour la constitution de la bibliothèque de l’oral du concours d’entrée
• Indicateurs et statistiques
  • Seconder l’adjoint du département des collections dans la production annuelle des indicateurs liés aux entrées de documents.
• Braderie
  • Coordonner l’organisation de la braderie (revente des ouvrages pilonnés de la bibliothèque), en lien avec la direction du département.
• Accueil des publics
  • Accueillir le public et répondre à ses demandes sur place ou à distance.
  • Faire respecter le règlement de la bibliothèque.
  • Inscrire les utilisateurs et mettre à jour leurs données personnelles, enregistrer les transactions des documents, gérer les incidents techniques et les pénalités.
  • Communiquer les documents en accès indirect.