Sec Gen : Secrétaire assistant(e) auprès du/de la sous-directeur(trice) (SRH1) H/F

Informations importantes à l’attention des candidats :

Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs.

En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées ».

 Le ou la titulaire du poste assurera le secrétariat du sous-directeur ou de la sous-directrice de SRH1, de la déléguée à la diversité et à l'égalité professionnelle (DDEP), du haut fonctionnaire handicap et inclusion ainsi que du directeur de projet des missions d'enquête administrative et sera chargé(e) de :
- la gestion des agendas électroniques du sous-directeur ou de la sous-directrice, des 3 chefs de bureaux et des 2 responsables de secteur (tenue et mise à jour des agendas, prise de rendez-vous, organisation des réunions, réservation de salles de réunion) ;
- la préparation des dossiers des réunions et des rendez-vous individuels ;
- l’organisation des missions (gestion des frais de déplacement) ;
- la gestion des frais de fonctionnement (quelques factures) ;
- l’enregistrement, la gestion et la circulation du courrier (Dossiel) ;
- la publication des actes réglementaires (décrets, arrêtés) sous SOLON ;
- du suivi du courrier et des relances auprès des bureaux ;
- du respect des règles de procédures concernant la présentation des dossiers au sein du secrétariat général et de la dactylographie de notes ; la gestion des fournitures ;
- la diffusion de l'information et l’envoi des notes ;
- la gestion des contacts (filtrage des appels téléphoniques et orientation des interlocuteurs) et l’accueil des visiteurs ;
- l'aide au bon déroulement des secrétariats des chefs de bureaux en cas d'absence de leur assistante