Secrétaire - Service Santé au Travail F/H
Référence : APHP_2025-18615
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Hôpital Cochin - Port-Royal
- Localisation : Paris (75), France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS PRINCIPALES ET PERMANENTES
Prendre en charge le secrétariat médico-administratif, l’accueil et la planification de l’activité des médecins du travail en collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire du service santé au travail
Accueil physique et téléphonique du service. Recueil et transmissions des informations.
Orientation des agents ;
Conseil auprès des agents lors des démarches administratives (fiche de liaison, ouverture de dossiers) …
Prise des rendez-vous ;
Travail de planification et de secrétariat :
Création du dossier médical de l’agent sur CHIMED et mise à jour à chaque visite ou changement de situation de l’agent ;
Organisation et préparation des visites médicales : visites d’embauche, statutaires, à la demande de l’agent…
Rédaction et envoi des convocations aux visites médicales à l’agent ;
Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et autres documents administratifs ;
Mise en forme du bilan d’activité annuel du service santé au travail ;
Classement et archivage des dossiers et documents ;
Organisation et planification des consultations ;
Gestion des dossiers médicaux : transfert, prêt et fusion des dossiers médicaux ;
Assistance auprès du médecin au cours de la visite médicale ;
Tenue des agendas du médecin du travail (consultations, tiers temps, réunions) ;
Information auprès des agents du déroulement de la visite médicale ;
Préparation du dossier médical et des documents nécessaires à la visite médicale ;
Transmission des fiches de liaison à la gestion du personnel ;
Transmission d’informations au conseil médical.
En l’absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l’infirmier(e), orientation des agents selon les procédures en vigueur.
Profil recherché
QUALITES ET COMPETENCES :
- Accueillir, orienter les agents. Qualités relationnelles d'écoute : Sens de l'accueil ;
- Communiquer, s'adapter aux interlocuteurs, dans le respect du secret professionnel : discrétion, confidentialité, disponibilité ;
- Désamorcer les situations conflictuelles
- Organiser et gérer les priorités
- Adapter, optimiser le planning de travail, de rendez-vous de visites
- Définir/adapter/utiliser un plan de classement et d'archivage
- Travailler en équipe
- Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, représentants syndicaux…
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode ;
- Esprit d'initiative, curiosité, respect des compétences de chacun.
CONNAISSANCES REQUISES :
- Communication et relations interpersonnelles
- Maitrise des logiciels de bureautique : WORD et EXCEL
- Maitrise du logiciel dédié CHIMED (formation assurée) ;
- Connaissances spécifiques à la santé du travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible) ;
- Classement et archivage
- Connaissance de l'Institution et du fonctionnement interne du GH
DIPLOMES ET OUTILS :
Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable
À propos de l'offre
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical
