Secrétaire F/H

Missions Générales - Liste non exhaustive
Rattaché(e) à la directrice Stratégie Logement et Gestion des Actifs Immobiliers, vous avez pour principale mission, la prise en charge de la gestion administrative de la direction.
A ce titre, vous êtes en charge de : 
 L’assistanat de la directrice du pôle, son adjointe (responsable du pôle pilotage juridique des engagements), la responsable du pôle gestion des actifs immobiliers et la chargée de stratégie de l’offre de logement, afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, organigramme, liste des contacts, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, etc.)
 L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
 La gestion du courrier entrant / sortant (scan, référencements etc.) et le suivi des réclamations
 La prise en charge des aspects logistiques de la direction (commande et gestion du stock des fournitures
bureautiques, photocopieur etc.), des demandes d’accès informatiques,.
 L’enregistrement de demandes d’achat et la justification des services faits
 Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données relatives au service et à la gestion du parc ; 
Classer et archiver les documents en lien avec le service des archives
 La constitution de dossiers, préparation de supports (powerpoint, notre d’arbitrage,…) en lien avec 
l’activité, la participation, le cas échéant, à des réunions et préparation des CR, la préparation de tableau excel de synthèse, la mise à jour de la liste du patrimoine et sa diffusion
 L’assistance à la déclinaison organisationnelle des projets de transformation du service
 La préparation et coordination des sujets de communication (du service, de nouvelles offres logements,..) et des évolutions IT du service