Secrétaire Administratif - TJ Privas

L’affectation est liée aux projets de réorganisation des secrétariats en cours de finalisation.

Son activité se décline en 3 points principaux :

-           Information et orientation : accueil des nouveaux magistrats et/ou fonctionnaires et transmission de l’ensemble des documents nécessaires à leur installation

-           Gestion et Administration : gestions des courriers, des plannings et agendas,

-           Ressources humaines et formation : gestion des dossiers des magistrats et fonctionnaires, gestion des congés et suivi des situations administratives

Selon l’affectation (secrétariat Président/DG) ou secrétariat du Procureur, l’agent se verra confié des missions propres à l’activité de chacun de ces secrétariats.

Le gestionnaire effectue les missions suivantes :

Mission 1 : Gestion et administration
–    Assurer l’accueil physique et téléphonique du service
–    Traiter le courrier et les boîtes structurelles des Chefs de Juridiction
–    Accueillir les nouveaux magistrats et/ou fonctionnaires au sein de la juridiction
–    Gérer l’agenda des Chefs de juridiction et/ou du Directeur de greffe
–    Gérer les dossiers des magistrats et/ou fonctionnaires : congés, formations, retraites, évaluations, mutation, primes, CET
–    Gérer les astreintes et établir les tableaux de permanences
–    Préparer les réunions
–    Elaborer les documents administratifs (courriers, rapports, compte-rendu de réunion, mails…)
–    Diffuser les informations et publication
–    Procéder au classement et à l’archivage des documents et dossiers

Mission 2 – Secrétariat du Président et du Directeur de greffe

–     Gestion des demandes de la première Présidence et du SAR
–     Mise en forme des ordonnances d’administration judiciaire
–     Préparation des assemblées générales
–     Préparation de l’audience de rentrée du Tribunal
–     Gestion des visites médicales de prévention
–     Gestion des assesseurs du TPE et de la CIVI

Mission 2 bis – Secrétariat du Procureur de la république

–    Gestion des demandes du PG
–    Gestion des candidatures des experts prés la Cour d’Appel
–    Gestion des dossiers des OPJ et notations
–    Traitement des réquisitions 72-2, 72-2-2 et 78-2
–    Gestion des affaires signalées
–    Transmission des dossiers d’appel
–    Gestion des dossiers administratifs des Délégués du procureur

- Gestion des dossiers de candidatures