SECRETAIRE ADMINISTRATIF- SECRETARIAT DU PRESIDENT-TJ AUXERRE

Vous assurez les tâches administratives et de secrétariat du président de la juridiction ainsi que le soutien à la préparation des missions juridictionnelles concernant les contentieux relevant de la compétence du président. Pour cela vous assurer la prise en charge des dossiers, leur enregistrement et leur suivi selon le degré d’urgence.
Vous avez également en charge le volet administratif et financier des personnels dépendant du président de la juridiction (magistrats, attachés de justice, assesseurs).
Vous assistez le président de la juridiction dans l’élaboration de l’ordonnance de roulement fixant les activités juridictionnelles, vous assurez son suivi dans l’applicatif et l’élaboration des différents documents liées à l’organisation de la juridiction.
Vous êtes en charge de la gestion de l’agenda du président et l’organisation matérielle des différentes réunions.
Vous intervenez en remplacement sur les missions de secrétariat du procureur de la République en cas d’absence du collègue.

Vos missions

1 – secrétariat de la présidence
Suivi de la gestion des ressources humaines réalisée par le président de la juridiction :
Constitution et classement des documents dans les dossiers des magistrats du siège, attachés de justice, assesseurs…
Constitution de la prise en charge administrative et financière des magistrats du siège, attachés de justice, assesseurs…
Suivi des congés des personnels et autorisations d’absence
Elaboration des documents relatifs aux personnels
Remise des documents nécessaires à l’exercice des missions par les personnels (carte professionnelle, véhicule administratif…)
Gestion des comptes épargne temps
Gestion des états de vacations pour les permanences des magistrats et assesseur
Gestion et suivi des dossiers des contractuels : attachés de justice, assistants de justice, contractuels (contrat, congés, présentiel, vacations…)
Prise en charge des stagiaires : prise de contact, convention de stage, suivi du stagiaire sur le plan administratif, préparation de la planification, tutorat des stagiaires
Suivi des visites médicales des personnels

Secrétariat :
Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement
Accueil et renseignement des différents interlocuteurs
Gestion des boites mail du service
Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, véhicules, organisation matérielle des réunions…)
Constitution matérielle de dossiers en vue des réunions auxquelles le président participe
Elaboration, dactylographie et mise en page des documents (ordonnance de roulement, tableaux d’audience etc…)
Elaboration, enregistrement applicatif et suivi de l’ordonnance de roulement présidentielle sur les activités juridictionnelles et élaboration des projets de décisions
Organisation et suivi du plan de classement du service
Gestion des archives du service