Secrétaire administratif au tribunal judiciaire de La-Roche-sur-Yon

Activités principales :

1- Direction/ Administration / Gestion :

a/ secrétariat de la Présidence

·          Accueil physique et téléphonique avec limitation d’accès à la présidence

·          Gestion partagée de l’agenda de la présidence et des audiences

·          Préparation, rédaction et transmission des ordonnances présidentielles et des ordonnances rectificatives

·          Préparation et enregistrement des congés des magistrats (PILOT)

·          Préparation mensuelle des astreintes des magistrats du siège et des MTT

·          Gestion des dossiers administratifs des assistants de justice, des juristes assistants et des chargés de mission

·          Participation au recrutement des assesseurs CIVI, juristes assistants, assistants de justice, stagiaires, assesseurs à la commission de discipline de la maison d’arrêt

·          Gestion des invitations aux audience solennelles en lien avec la chargée de mission

·          Tri du courrier réceptionné, rédaction et préparation des courriers pour la Présidente

·          Planification des audiences et de l’occupation des salles d’audience (PILOT)

·          Gestion des visio-conférences

b/cellule budgétaire d’arrondissement :

·          Interface entre les services et interlocuteur du SAR en matière budgétaire

·          Gestion des stocks et préparation des commandes

·          Préparation et passation de commandes via la carte achat

·          Gestion des livraisons

·          Etablissement et enregistrement sur Chorus formulaire des demandes d’achat et des services faits

·          Tenue du tableau de suivi de gestion d’arrondissement, suivi des mises en paiement et vérification de concordance avec les restitutions Chorus

·          Etablissement du budget de la juridiction en soutien à la directrice de greffe

·          Centralisation, étude et présentation à l’arbitrage des demandes budgétaires, de la répartition de la dotation et des demandes complémentaires

2- Logistique / Fonctionnement

·          Participation au suivi d’exécution de certains marchés : nettoyage, maintenance multi-technique…

·          Pilotage logistique d’événements