Secrétaire administratif et immobilier (F/H) - DNUM

Rattaché au bureau des affaires transverses (BAT), le titulaire du poste prend en charge les missions suivantes :
· Assurer un rôle de secrétaire de direction (organisation/anticipation dans la gestion d’agenda, préparation des échéances de la direction et constitution/formalisation voire rédaction de documents et de dossiers…) en relation avec les agents et des autres services de
la Justice ou des partenaires externes publics ou privés ;
· Maintenir à niveau la qualité du service apporté par le secrétariat (respect des routines de vérification/recueil/transmission d’information, suivi des notes et courriers, mise en place des réunions et rendez-vous, commandes, continuité du service…) ;
· Proposer et mettre en place des améliorations en prenant en compte les bonnes pratiques et les besoins de la direction et des départements/bureaux de la DNUM (organisation et partage de l’information, utilisation de modèles et procédures-type…) ;
· Organiser l’activité de l'état-major (planning, congés, documents administratifs, commande de billets de train ou d’avion, voiture de location, réservation d’hôtel, suivi des frais de déplacements …) ;
· Participer aux actions de communication et d’accompagnement de la DNUM dans le cadre de la conduite du changement : animation et consolidation de la rédaction des supports de communication, organisation d’évènements internes/externes ;

· Participer aux activités classiques d’un secrétariat de direction :
- Coordonner la logistique des locaux (préparation, réservation des salles pour les réunions/formations, conférences…) ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, enregistrement dans MESSAGER/DANAE, tri, classement, rédaction, mise sous pli) ;
- Traiter l’information (rédaction des documents en respect des outils informatiques en vigueur, enregistrement, classement, archivage, reprographie, numérisation, recherche, diffusion… ;
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (inventaire, préparation de commandes…) ;
- Participer à d’autres tâches afférentes à l’activité de l’état-major et à l’assistance administrative et logistique aux autres agents.
Cette liste est non-exhaustive.

Autres activités

Directement rattaché à la gouvernance du bureau des affaires transverses (BAT), vous jouerez un rôle clé dans l’appui au suivi opérationnel des sujets immobiliers et mobiliers de la DNUM :
·          Recueil, exploitation et traitement des tableaux de mouvements (arrivées/départs) des agents et prestataires DNUM ;
·          Gestion de la plateforme de ticketing et du système interne de suivi des demandes d’interventions dans les domaines de l’entretien des locaux, de la maintenance du patrimoine immobilier et de la logistique générale ;
·          Reporting hebdomadaire des activités et des anomalies constatées, production des statistiques mensuelles (volume, récurrence, délais moyens) et proposition des amélioration