SECRETAIRE ADMINISTRATIF-TJ AUXERRE

Le tribunal judiciaire d’Auxerre est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale, compétente pour les litiges n’ayant pas été attribués à une autre juridiction. Il est composé d’un bâtiment principal renfermant l’essentiel de l’activité civile et pénale. Le bâtiment annexe est dédié à l’activité sociale (conseil de prud’hommes et pôle social).

La juridiction est composée de 63 personnels de greffe titulaires et contractuels et de 21 magistrats
Description du poste
Vos activités principales

Le/la secrétaire administratif(ve) assure des tâches administratives d’application. Il peut exercer des tâches d’enregistrement et de suivi de dossiers, de rédaction, de comptabilité, de contrôle et d’analyse ou avoir des attributions relatives à la gestion administrative et financière des ressources humaines.

Activités principales (variable selon le poste d’affectation au sein du tribunal) :

1-1 Gestion et suivi budgétaire et comptable
Assurer les fonctions de régisseur d’avance et de recettes
Préparer les engagements comptables
Saisir les commandes et suivre leur exécution
Réceptionner et saisir les factures, vérifier le service fait
Traiter les demandes de paiement et les titres de perception, assurer leur suivi auprès du comptable
Renseigner les services gestionnaires et les fournisseurs
Mettre à jour des documents de suivi périodique et des bilans d’activité

1-2 Gestion du service centralisateur des frais de justice
Réceptionner les mémoires de frais dans Chorus formulaire, les contrôler au vu des pièces justificatives numérisées via le portail Chorus
Certifier les mémoires ou les transmettre aux magistrats pour taxation
Gérer les engagements juridiques hors marché
Créer et modifier les tiers dans Chorus
Gérer le suivi du stock et créer des tableaux de bord
Gérer les recours

1-3 Gestion de la cellule budgétaire
Préparer les demandes d’achat et les enregistrer dans Chorus formulaire
•  Gérer les constatations de service fait
•  Suivre la consommation et l’exécution de la dépense
•  Participer à l’élaboration des demandes budgétaires

1-4 Gestion d’un bureau d’ordre ou gestion administrative au sein d’un service :

Prise en charge et préparation des dossiers
Enrôlement des affaires, préparation du dossier, convocations, délivrance de copies, tri
Courrier : compostage, tri et orientation du courrier dans les différents cabinets
Accueil : physique, téléphonique et électronique du service
Prise en charge des notifications des décisions pour réduire les délais de transmission
Recherche d’information dans les applicatifs
Suivi des dossiers
Préparation des trames de courrier