SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE - COUR D'APPEL REIMS

Madame la directrice de greffe :

chg.ca-reims@justice.fr

Description du poste

I) Secrétariat de la première présidence

* Secrétariat particulier du premier président

• gérer l’agenda du premier président et ses déplacements : organiser les rendez-vous, préparation les RDV (dossiers, mails, logistique, lien avec le chauffeur)
• assurer l’accuei1 physique et téléphonique des interlocuteurs de la première présidence
• assurer un suivi et traitement du courrier du premier président,
• assurer un suivi et traiter les courriels arrivant sur la boite structurelle du premier président, du secrétariat
• classement, archivage papier et numérique

* Administration de la cour et du ressort :

• - préparer et mettre en forme toutes les ordonnances rendues par le PP (roulement, service, vacations, assises, commissions administratives, désignation des membres, assesseurs, habilitations, magistrats référents, affectation des magistrats placés, délégations de magistrats)
• préparer les CR, les assemblées générales, les audiences solennelles, les audiences d'installation et les réunions, événements (NDD, conférences, colloques, ...)
• trier, traiter les courriers destinés à la première présidence et les enregistrer sur le commun
• enregistrer et diffuser les circulaires, notes, instructions de la DSJ a destination des magistrats ou des chefs de juridictions du ressort en lien avec le secrétariat du procureur général

* Ressources humaines des magistrats, personnels de justice du ressort :

• assurer la gestion administrative, le suivi et le traitement des dossiers des magistrats du siège (MTT, JA, AJ, MH, places, ) du ressort : suivi et traitement des demandes diverses en matière de Rh : cumul d'activité, mobilités, desideratas, conges, demandes de formation, CET sur LOLFI, accident de service, arrêts maladies et autres absences, astreintes, primes modulables, évaluations, tableaux d'avancement, tableaux de permanence des magistrats, cartes d’identité professionnelle, retraite, mouvements, transparences, départs et arrivées, nominations, décorations, propositions,
• Relais avec le SAR, la DSJ, les juridictions et les magistrats du ressort pour les transmissions et la notification par voie hiérarchique de toutes les demandes relevant des RH
• Enregistrement des audiences, réunions et réservation de salles sur PILOT,
• Réservation des véhicules sur l’agenda partage

II) Secrétariat de la direction de greffe

* Secrétariat de la direction de greffe

• accueillir et renseigner les différents interlocuteurs
• élaborer des documents administratifs et tableaux
• relever le courrier de la DG et le trier
• faire émarger et diffuser les différents documents aux fonctionnaires
• archivage