Secrétaire Administratif(ve) en unité - H/F

• Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

• Renseigner l’application PARCOURS en lien avec le RUE

Gestion du secrétariat

• Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

• Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

• Créer les dossiers jeunes, veiller au respect du classement numérique et à la numérisation des documents 

• Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

• Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité ou du service

• Appui au RUE et au DS pour la relecture, la mise en page des documents administratifs et leur transmission

Gestion des aspects logistiques de l’unité ou du service

• Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

• En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »

• Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement

• Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique

• Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

• Appuyer les professionnels dans l’utilisation des logiciels métiers et la réservation de billet SNCF

• Assure le suivi budgétaire à l’appui du RUE et du DS, renseigne les tableaux de bords

• Veille à la transmission des plannings

• Assure la gestion des tickets services (commande et suivi)

• Assure le suivi des conventions (tableau de suivi des conventions)

• Participe aux réunions pédagogiques et réunion de fonctionnement dont il / elle assure les comptes-rendus

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

• Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

• Assure le suivi des déclaratifs horaires et renseigne le tableau de bord de suivi

•  Renseigne les tableaux de suivis RH (tableau de suivi des arrêts maladie et absences, tableau de suivi des effectifs RH…)

•  Préparation et accueils des nouveaux arrivants (demandes de matériels informatiques…, informations administratives, droits à congés…, projet d’établissement et PPU)

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Parcours, Harmonie, Chorus