Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) du pôle Protection Maternelle Infantile (P.M.I) -[...]
Référence : O040260331001345
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Mont-de-Marsan
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Descriptif de l'emploi
Participer aux différentes missions de secrétariat et à la gestion administrative des dossiers du Pôle P.M.I au siège de la Direction Enfance Famille Insertion
1- Secrétariat
2- Gestion du courrier et du logiciel KOLOK
3- Traitement des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance
4- Participation aux commandes de fournitures (siège) et de documents (ensemble du Pôle)
5- Participation au suivi et à la distribution des carnets de maternité et des carnets de santé
6- Assistance administrative sur le dossier du SAF co-parentalité (relevés trimestriels)
7- Référent HORUS et appui technique des agents du Pôle P.M.I sur ce logiciel
Description détaillée
1 - Secrétariat:
- accueil physique et téléphonique
- gestion agenda et logistique de la coordonnatrice du Pôle et participation à cette gestion pour le Directrice Enfance Famille Insertion
- gestion de la BAL PMI et de la BAL carnet de maternité
- rédaction des compte-rendus de réunion
- rédaction et mise en forme des courriers, notes et autres documents du Pôle
- rédaction des notifications (courriers, conventions...) dans le cadre du vote du BP, des DM et des CP (logiciel AIDEN)
2 - Courrier :
- ouverture et envoi du courrier
- diffusion au personnel
- gestion du logiciel KOLOK: enregistrement des courriers, notes...
- traitement de certains plis: état de frais, de mandes de formations (tableau de suivi)
3 - Traitement papier et dématérialisé des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance :
- saisie
- archivage
4 - Commandes des fournitures de bureau au siège et de documents du Pôle P.M.I
- recueil des besoins
- centralisation des commandes
- suivi et gestion des commandes
5 - Suivi et distribution des carnets de maternité et des carnets de santé:
- envoi des carnets (Hôpitaux, MLS, usagers)
- suivi du stock et gestion de la distribution des différents carnets
6 - Assistance administrative sur le dossier SAF Coparentalité:
- vérification mensuelle des plannings
- transmission au service gestionnaire
- élaboration de courriers
7 - Référent Horus et appui technique des professionnels PMI:
- paramétrage en lien avec la DOSIN
- soutien technique auprès des professionnels
- création de nouveaux utilisateurs
- fusion de dossiers lors doublon
Profil recherché
Capacités d'organisation et rigueur dans le travail
Compétences en matière de prise de note et de rédaction
Maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance des procédures administratives
Discrétion et confidentialité
Capacités d'autonomie dans l'organisation du travail
Capacités de mise en œuvre d'outils organisationnels
Maîtrise de l'outil informatique et des différents logiciels
Qualités relationnelles
Polyvalence et disponibilité
Sens du travail en équipe
Sens du service public
À propos de l'offre
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- Renseignements complémentaires :
Madame Bénédicte DUTOYA : Directrice adjointe en charge de la PMI - Direction Enfance Famille Insertion
Tel: 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
