SECRETAIRE ADMINISTRATIF/VE Régisseur – Secrétariat Présidence

Le secrétaire administratif exerce des missions administratives d’application et assure, en qualité de régisseur, la gestion comptable et financière de la régie du tribunal judiciaire. Il contribue également au fonctionnement du secrétariat de la présidence, au suivi des expertises, à la gestion du parquet civil et à diverses missions transversales nécessaires à la continuité du service public.

 
1. Gestion de la régie
Encaisser et comptabiliser les recettes au profit de l’État.
Gérer l’avance de fonds publics et assurer l’encaissement et l’emploi des fonds privés.
Vérifier les pièces de dépense (frais de justice) et procéder aux paiements.
Passer ou valider les écritures comptables et tenir la comptabilité des opérations de recettes et de dépenses.
Préparer les bordereaux de pièces de dépense et les transmettre au SAIR.
Éditer les documents comptables et les transmettre aux autorités compétentes (TG, DG).
Préparer les suivis périodiques des frais de justice.
Recevoir les autorités de contrôle et répondre à leurs observations.
Assurer la conservation et l’archivage des pièces comptables.
 
2. Secrétariat de la présidence
En lien avec la présidente, organiser l’audience solennelle (projets d’invitations, recueil des présences, plan de salle).
Élaborer le planning des audiences et les tableaux de permanences.
Alimenter et mettre à jour PILOT.
Assurer la gestion administrative des magistrats placés sous l’autorité de la présidente.
 
3. Expertises civiles et pénales
Assurer le suivi des expertises et relancer les experts.
Préparer les ordonnances de changement d’expert, de complément de provision, de taxe ou de prolongation de délai.
 
4. AFM – Huissiers, médecins, enquêteurs
Assurer le suivi des dossiers sur WINCI.
Transmettre les éléments nécessaires au SAIR.
 
5. Gestion du parquet civil
Gérer et suivre les procédures d’état civil, les contentieux relatifs à l’état des personnes, les adoptions simples et plénières, ainsi que les tutelles des majeurs.

6. Recouvrement de l’aide juridictionnelle
Assurer le suivi et la mise en œuvre des procédures de recouvrement.
 
7. Prestations de serment
Organiser les prestations de serment pour le tribunal judiciaire jusqu’à la phase d’audience.
 
8. Tâches complémentaires
Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Procéder à l’archivage des dossiers et des minutes.
Participer à la formation des stagiaires et des nouveaux collègues.
Gérer le courrier et la boîte mail structurelle.
Assurer le suivi de l’activité législative et réglementaire.
Remplacer ponctuellement les collègues, notamment à l’accueil.
Tenir les astreintes de week‑end.
Assurer la transmission des statistiques.
Exécuter toute mission confiée ponctuellement par la hiérarchie pour garantir la continuité du service public.