SECRETAIRE ASSISTANT IS - DMD DE LA SEINE-ET-MARNE

Au sein de la délégation militaire départementale (DMD) de Seine-et-Marne, le secrétariat contribue à la gestion administrative de l’ensemble des documents reçus et produits dans les volets de réception, de rédaction, de diffusion, de classement, de mise à jour et d’archivage.
Il met en œuvre les réunions et les activités planifiées et organisées par le DMD adjoint.
Il procède au suivi budgétaire alloué à la DMD, aux commandes, à leurs réceptions, mais aussi à la mise à jour des différents inventaires des équipements et des matériels détenus par la DMD.
Agissant dans un environnement varié, il est en contact permanent tant avec les autorités civiles du département qu’avec les autorités militaires. Inscrite dans l’organisation territoriale interarmées de défense (OTIAD), la DMD et
particulièrement le secrétariat joue, dans le domaine opérationnel et celui du rayonnement, un rôle primordial.
Au sein d’une petite équipe, ce poste stratégique requiert des qualités organisationnelles, méthodologiques, une grande autonomie et une capacité à prendre des initiatives, alliées à de solides compétences de diplomatie et de
secrétariat.
Accueillir, prendre en charge les appels téléphoniques et gérer l’emploi du temps du DMD adjoint
tout en préparant les dossiers thématiques.
Entretenir les relations avec les organismes civils et militaires extérieurs à la DMD. Participer à l’organisation des évènements et activités.
Réceptionner, enregistrer, diffuser, classer, et archiver le courrier « arrivée » et « départ » de la DMD.
Gérer les boites fonctionnelles de messagerie.
Réaliser l’archivage électronique annuel (SHD) de la DMD.
Réaliser les différents procès-verbaux occasionnels et annuels relatifs au Chiffre et aux ISC - Tenir la comptabilité des matériels chiffrant, mise à la clé des moyens de chiffrement.
Participer à la construction et au suivi des budgets alloués à la DMD (AGSC – Métier - AACV).
Réaliser, commander, percevoir et suivre les achats (réception, reversement, conformité, mise à jour des inventaires, factures, …).
Gérer et suivre les activités des réservistes opérationnels et citoyens affectés à la DMD ainsi que celles des permanents (création et suivi des ordres de mission).
Suivre, contrôler et gérer les potentiels kilométriques, le suivi carburant et l’entretien des véhicules alloués à la DMD77.
Gérer les informations et supports classifiés (ISC) ainsi que les ACSSI et le Chiffre de la DMD.
Mettre à jour les antiviraux des stations blanches de la DMD (SSI).
Mettre à jour les indicateurs de pilotage, tableaux de bord et documents de référence de la DMD.
Réaliser les liaison administratives nécessaires au fonctionnement de la DMD.