SECRETAIRE ASSISTANTE

Compétente pour l'ensemble des questions juridiques du ministère, la Direction des affaires juridiques remplit une mission de conseil juridique au profit des états-majors, directions et services, tant en service courant qu'en opérations extérieures. Elle comprend un échelon de direction, trois sous-directions (droit international et européen- DIE-, droit public et droit privé-D2P-, contentieux-CX-) et une division des affaires pénales militaires –DAPM. Le cabinet de la direction des affaires juridiques assiste la directrice et le directeur adjoint dans l’ensemble de leurs missions.
Sous l’autorité du chef de cabinet et de son adjoint, le secrétariat mutualisé participe au bon fonctionnement des différentes entités de la Direction en assurant les missions d'assistanat. Chaque secrétaire est référent(e) d'une sous-direction ou division mais a vocation à remplir sa mission au sein de l'ensemble du secrétariat mutualisé. Elle vient en renfort des autres secrétaires autant que de besoin. Dans une démarche de qualité de service rendu, le titulaire du poste participe au bon fonctionnement du service, assure avec ses collègues la gestion du courrier arrivée et départ grâce au système d'information dédié, assure aux manageurs et aux équipes une assistance organisationnelle optimale, gère les dossiers de l’entité et assure le suivi des parapheurs, assure le filtrage téléphonique des personnels de l’entité, prépare et suit les dossiers de déplacements tant national qu’international.
Assurer la gestion des courriers arrivée et départ ainsi que le suivi des parapheurs avec saisie dans Elise.
Gérer les flux de dossiers, les reprographies, le classement, l’archivage.
Organiser les missions, en France et à l’étranger et la gestion des frais de mission au profit des agents des sous-direction.
Gérer, les agendas des sous-directeurs et de leurs adjoints , des chefs de bureau et de leurs adjoints.
Assurer le filtrage téléphonique de ces différentes autorités.
Organiser les réunions (réservation de salles, préparation des dossiers, accueil des visiteurs français et étrangers…).
Assurer la saisie d’informations et leur mise en forme conformément à la charte graphique en vigueur.
Assurer le secrétariat particulier (intérim).
Participer à des actions de communication (rendez-vous du droit, colloque …).
Gérer les fournitures de bureau et autres achats.