Secrétaire au laboratoire de génétique F/H

·         Assurer l’enregistrement des dossiers de génétique moléculaire au laboratoire
·         Assurer la continuité de l’accueil et l’orientation des visiteurs (sonnette et signature du registre)
·         Assurer la permanence téléphonique sur les heures d’ouverture du laboratoire
·         Gestion de la boite vocale et des transferts des appels
·         Lecture des e-mails
·         Envoi, réception et distribution des fax
·         Réception et diffusion du courrier
·         Réception et réponse aux appels téléphoniques 
Ø  Information des cliniciens/services demandeurs
Ø  Etat d’avancement des dossiers (interrogation GENNO)
Ø  Renseignements pré-analytiques, diffusion des feuilles de demande, consentements (Kalilab, Orphanet, Catex)
Ø  Demande de duplicatas
Ø   
·         Enregistrement partie « secrétariat »  GENNO
Ø  Vérification identité des patients
Ø  Vérification/saisie du degré d’urgence du dossier
Ø  Vérification de la conformité des documents obligatoires
Ø  Gestion des NC d’accueil liées à l’absence d’un document/prescripteur absent
Ø    Demander les consentements/renseignements cliniques (exemple CR clinique) absents par courrier tel, fax ou mail (tracer cette demande)
Ø  Saisie des prescripteurs et de l’origine des prescriptions sur GENNO et /ou GLIMS (être vigilant sur les dossiers urgents)
Ø  Attribution des n° de famille sur les secteurs constitutionnels
Ø  Vérification des « secteurs », « pathologies »
Ø  Saisie/vérification des  « indications »
Ø  Saisie des renseignements cliniques dans GENNO ou Fichier Excel (SO, ON, FP, GL, TL)
·         Gestion de la diffusion des comptes-rendus de résultats
Ø  Numérisation des documents post analytiques dans GENNO
Ø  Envoi des CR papier de génétique
Ø  Gestion des demandes de duplicatas de compte-rendu selon la procédure en vigueur.
·         Gestion des dossiers papier
Ø  Archivage des dossiers patient (armoire dédiée par secteur)
Ø  Archivage des courriers complémentaires dans ces dossiers
Autres taches
·         Tâches spécifiques selon le secteur d’activité (en lien avec la pathologie du secteur)
·         Participation aux réunions de service (Info/trans) et rédaction des compte-rendus des réunions
·         Participation aux  « tournées courrier » mutualisée
·         Gestion des pannes fax et photocopieur  et commandes consommables photocopieur
·         Mise à jour des présences/absences du personnel médical via le logiciel Méditemps
·         Gestion des Dossiers du personnel (traçabilité formation, habilitation…)
·         Conception et saisie de documents d’organisation liés au secrétariat de génétique (plannings, fiches techniques, etc…)
·         Tenue et mise à jour du répertoire téléphonique du service
·         Tenue et mise à jour des différents documents types du service (papier à entête, etc…)
·         Gestion des commandes et stock papeterie
·         Vérification des prescripteurs inconnus dans GENNO