Secrétaire au service Qualité et Gestion des Risques

·   Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;

·   Traitement du courrier (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;

·   Assistance au traitement des FEI, déclarations de chutes et de situations d’agressivité (logiciel ENNOV) ;

·   Assistance au traitement des résultats d’enquêtes, audits, évaluations…

·   Reproduction et diffusion de documents ;

·   Assistance à l’élaboration et/ou au suivi de procédures.

Descriptif du service

Description des missions et activités du poste :
·   Planification, organisation et invitations de CREX (réservations des salles et véhicules) ;
·   Organisation de différentes réunions (recherche de disponibilités des participants, réservation de salles, soutien logistique…)
·   Mise à jour des tableaux de suivi – CREX, FEI…
·   Planification annuelle anticipée des RDV avec les professionnels « Trios de Pôle » et avec les « Correspondants Qualité et l’encadrement »,
·   Mise à jour sur EXCEL et ENNOV de la liste des référents des unités (Correspondants qualité…),
·   Export hebdomadaire des fiches d’événements indésirables (FEI – FEC et SAG),
·   Impression et diffusion de documents, de dossiers, de procédures dont diffusion « papier » tous les 3 mois (extraction des procédures) des documents Qualité qui sont mis en ligne sur ENNOV et mise à jour des classeurs jaunes des procédures à la cellule qualité,
·   Envoi et saisie des questionnaires de sortie/satisfaction et/ou enquêtes à l’aide du logiciel SPHINX,
·   Exports mensuels et trimestriels des questionnaires de sortie,
·   Paramétrage des fonctions sur ENNOV (fiches DRH),
·   Refaire l’archivage des dossiers informatisés (création, classement par année, etc…),
·   Archivage des documents papiers à transmettre au service « archivage ».