Secrétaire d'unité technique - UT GRAY - Conseil Départemental de la Haute-Saône
Référence : O070260316001277
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Conseils départementaux
- Localisation : Gray
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Le/la secrétaire recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’Unité Technique, assure l’accueil téléphonique et physique du public. Il/elle apporte un appui administratif aux différents pôles dans la rédaction et la préparation des documents et courriers.
Il/elle a en charge la gestion de certains dossiers et assure, en appui ou en remplacement, une partie de la gestion comptable du service.
Missions principales
Secrétariat du service :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion et suivi de l’information, du courrier et des mails (tri, enregistrement, répartition, envoi et classement)
- Gestion de l’archivage
Participation aux activités et aux productions du service :
- Aide à la création de documents de présentation
- Rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux de réunions
- Rédaction de documents administratifs et des courriers simples
- Mise en forme des courriers ou autres documents
Participation à l’amélioration de la production :
- Etablissement de trames de documents
- Aide rédactionnelle aux pôles de l’Unité Technique
- Participation en continu à la réflexion de l’amélioration de l’organisation du service et être force de propositions
Participation à la gestion des agents :
- Gestion des heures supplémentaires et des feuilles de travail des agents de l’Unité Technique
- Gestion des agendas des agents de l’Unité Technique
- Suivi des absences
- Suivi des ordres de missions
- Organisation logistique des réunions
- Saisie et constitution des dossiers relatifs aux accidents de services et aux maladies
Appui administratif pour le pôle exploitation et la cellule Gestion entretien du Patrimoine :
- Suivi et mise en forme des arrêtés de circulation
- Enregistrement des demandes d’autorisation (permissions de voirie, alignements, publicités…)
- Mise en forme des arrêtés, transmission et classement
- Gestion des dégâts sur le domaine public départemental et émission des titres de recettes
Comptabilité :
- Mandatement des aides allouées aux collectivités (communes et EPCI)
- Gestion et suivi des avis sur les dossiers d’urbanisme
- Gestion du stock de fournitures administratives
Missions secondaires :
Appui et remplacement en comptabilité :
- Assurer le traitement comptable d’une partie des dépenses du service (uniquement hors marchés départementaux)
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l’Unité Technique
Profil recherché
Compétences et profil
Savoirs :
Techniques de secrétariat (prise de notes, bases de données, publipostage…).
Connaissances dans les domaines suivants :
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services ;
Environnement territorial et institutionnel, des partenaires privés et publics ;
Missions de l’Unité Technique ;
Règlementation en matière de commande publique, de gestion budgétaire et financière ;
Procédures administratives avec les circuits de validation ainsi que les chartes de rédaction et de présentation à respecter.
Vocabulaire professionnel et technique du service.
Connaissances de base en matière de gestion domaine public et d’urbanisme.
Savoir-faire :
Gérer l’activité administrative et le secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, organisation des agendas, archivage... ;
Maîtrise des outils internet et intranet ;
Maîtrise avancées des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et applicatifs métiers (post-office, Grand Angle…) ;
Expression écrite et orale de qualité (orthographe et grammaire) ;
Diffuser l’information ;
Organiser son temps de travail.
Savoir-faire :
Sens de l’intérêt général et du service public
Capacités d’initiative et de réactivité
Autonomie dans l’organisation du travail
Rigueur et organisation
Capacités d’écoute
Très bon relationnel
Aptitude au travail en équipe et en transversalité
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Caractéristiques et moyens du poste
Moyens mis à disposition :
• Poste informatique
• Véhicule de pool
Prestations sociales :
• Participation à la prévoyance et la mutuelle santé
• Adhésion au CNAS
• Titre restaurant avec participation employeur
RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative) doivent être adressées en priorité par courriel à : grh.recrutement@haute-saone.fr
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/07/2026
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Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
