Secrétaire de chef de poste (F/H) - Ambassade de France à Malte - La Valette
Référence : MAE_5e2cecd1-504e-4fc0-b57a-4496a80e64bb
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères
- Localisation : Ambassade de France à Malte, 130, Melita Street, Valletta VLT 1123
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Description synthétique du poste
Assister la cheffe de poste dans l'organisation quotidienne de son activité.
Activité principale
Assurer l'accueil physique et téléphonique pour l'Ambassadrice ;
Gérer l'agenda et les déplacements de l'Ambassadrice ;
Organiser les réceptions en lien avec l'équipe de la Résidence : préparation des listes d'invités et envoi des invitations, gestion des réponses, plans de tables, impression des menus et supports écrits ;
Gérer les frais de représentation : rédaction des demandes de remboursement, comptabilité des dépenses, tenue du tableau des frais de représentation et inventaire de la cave ;
Mettre en forme les supports écrits : relecture, traduction et envoi des notes verbales et des courriers, diffusion des notes de services, mise en forme des discours, etc. ;
Assister la chancellerie lors des visites et missions ;
Assurer l'enregistrement des nouveaux agents auprès du Protocole maltais et le renouvellement des cartes diplomatiques ;
Coordonner l'agenda des deux chauffeurs pour l'ensemble du personnel de l'Ambassade ;
Gérer les listes de contacts ;
Contrôler la conformité et valider les dépenses dans l'application Crocus en l'absence du Consul/SGA ;
Suivi de l'organisation de la réception du 14-Juillet et de la cérémonie du 11-Novembre ;
Coordonner la réalisation de la carte de vœux et organiser la distribution des cadeaux protocolaires de fin d'année ;
Assurer les permanences consulaires (1 semaine toutes les 6 semaines).
Profil recherché
Profil statutaire du poste
Agent contractuel ou titulaire de la Fonction publique.
Durée d'affectation attendue
Compétences attendues
Connaissance- Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Maîtrise
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Expert
- Rechercher des données, des informations - Expert
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Expert
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Maîtrise
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert
- Bureautique - Expert
Langues
- Anglais Avancé ou indépendant
Qui sommes-nous ?
Le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) conçoit et met en œuvre la politique étrangère de la France.
Ses priorités :
- agir dans le monde pour la paix, la sécurité et le respect des droits de l’homme ;
- promouvoir les entreprises françaises sur les marchés extérieurs ainsi que l’attractivité de la France à l’étranger ;
- contribuer à l’organisation d’une mondialisation qui assure un développement durable et équilibré de la planète ;
- assurer la présence des idées, de la langue et de la culture françaises tout en servant la diversité culturelle ;
- gérer la sécurité et l’administration des Français à l’étranger.
À propos de l'offre
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Service de rattachement : Ambassade de France à La Valette
Poste de travail : 0001012021
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Vacant à partir du 01/11/2026
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Secrétaire
