Secrétaire de département (F/H) - IUT NFC
Référence : 2026-2314596
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Marie et Louis Pasteur
Université Marie et Louis Pasteur - Localisation : IUT NFC - 19, Avenue du Maréchal Juin - 90016 BELFORT
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Définition de la fonction
Le ou la secrétaire de département assure un rôle central dans le fonctionnement administratif d’un département d’enseignement. Il/elle assiste le responsable du département et les enseignants dans la gestion quotidienne, le suivi administratif des étudiants, et la coordination des activités pédagogiques.
Activité 1 : A’accueil et de communication
- Accueillir, renseigner le public
- Afficher et/ou diffuser les informations générales et pédagogiques
- Être la personne relais en matière de communication entre tous les acteurs de la vie du département
- Assister le chef de département dans l’administration des réseaux sociaux et la mise à jour des différents supports de communication
Activité 2 : Assistance à l’enseignement – appui
- Participer à la mise en place de la rentrée
- Réaliser des inscriptions administratives et pédagogiques
- Suivre et/ou élaborer des conventions de stage
- Saisir les absences des étudiants notamment pour les enseignants vacataires si besoin
- Suivre les absences des étudiants sur ADE ou autre outil de remplacement
- Suivre et gérer les informations sur ADE ou autre outil de remplacement
- Saisir les notes et résultats sur Apogée ou Pégase
- Éditer les bulletins
- Aider à la préparation des pré-jurys et réunions.
- Aider à la rédaction de CR des jurys, conseil de département, conseils de perfectionnement et réunions pédagogiques
- Aider au suivi des candidatures sur Parcoursup
- Vérifier et suivre les dossiers e-candidats
- Suivre les anciens étudiants notamment via des enquêtes
- Suivre les emplois du temps sur ADE
- Suivre les dossiers vacataires
- Transmettre les différentes offres de stage, apprentissage, emplois
- Suivre la scolarité des apprentis
- Travailler en relations étroites avec SEFOC’AL
- Transmettre les documents au service SEFOC’AL
- Suivre l’évolution de la réglementation côté apprentissage
Activité 3 : Missions administratives
- Traiter, transférer le courrier et la réception de mails
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents
- Participer à l’organisation d’évènements et/ou sorties pédagogiques au sein du département et de l’IUT
- Participer à l’organisation des élections au conseil de département
- Suivre les dossiers vacataires : aider pour compléter les dossiers, transmettre et vérifier les heures effectuées
• Gérer des dossiers des étudiants / alternants
• Gérer du prêt du matériel technique et informatique (ordinateurs pour intervenants et étudiants)
• Être un appui administratif aux projets pédagogiques des enseignants
• Classer, archiver
Activité 4 : Gestion financière
- Préparer les bons des commande
- Suivre les commandes et les livraisons
- Gérer les stocks
- Aider à l’élaboration du budget
- Déclarer et suivre les heures vacataires
Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.
Il est à pourvoir du 01/09/2026 au 31/08/2027.
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Profil recherché
Compétences opérationnelles
- Maîtriser le pack office
- Maitriser l’expression orale et les techniques d’accueil et de restitution de l’information écrite et orale
- Savoir identifier les procédures administratives
Qualités
- Sens relationnel
- Capacité d'adaptation
- Sens de l'organisation
- Discrétion
- Polyvalence
- Rigueur et dynamisme
- Courtoisie
- Diplomatie
- Autonomie
Qui sommes-nous ?
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.
Avec plus de 27 000 apprenants et 2 500 personnels administratifs et enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.
Ce que l’université vous propose :
· Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
· Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
· Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue…)
· Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration…) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences…)
A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.
À propos de l'offre
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
