Secrétaire de département H/F
Référence : 2025-2136277
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Orléans
Université d'Orléans - Localisation : Campus universitaire d'Orléans la Source
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission
Au sein de l’IUT rattaché à l’Université d’Orléans, votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département MT2E (Métiers de la Transition et de l’Efficacité Energétiques).
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative
ð Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
ð Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d’information, …)
ð Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
ð Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
ð Classement et archivage
Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques
ð Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée
ð Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)
ð Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)
ð Gérer les absences (SCODOC)
ð Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation
ð Afficher la liste des membres du Jury
ð Impression et affichage la publication des résultats après les jurys
ð Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)
ð Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap
ð Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis
Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT
ð Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE
ð Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)
ð Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)
ð Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, …)
ð Compléter les tableaux de suivi (RH)
Assurer l'appui logistique du département
ð Participer à l'organisation (achats, installation, …) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, …) et réserver les salles
ð Participer à l’organisation des soutenances
ð Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi
Contribuer, en appui, à la gestion financière du département
ð Établir des bons de commande et vérification des livraisons
ð Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis
ð Suivre le stock de matériels et de fournitures
Profil recherché
Formation et expérience professionnelle
Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration et/ou de la scolarité
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil
Compétences et qualités requises
Savoir rendre compte
Sens de l’organisation
Disponibilité et réactivité
Rigueur
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Capacité d'écoute et d'adaptation
Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Qui sommes-nous ?
Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.
Lieu d’exercice : Université d’Orléans, IUT d’Orléans
Prise de poste : Poste à pourvoir dès février 2026
Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein
À propos de l'offre
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L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:
Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap
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Vacant à partir du 15/12/2025
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Gestionnaire de scolarité
