Secrétaire de Direction - SALOUEL
Référence : O080260519000225
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Salouël
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le, la Secrétaire de gestion administrative a vocation à
• Gérer le secrétariat général
• Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale
• Organiser la tenue des opérations électorales
• Coordonner les relations Mairie/Associations
• Encadrer et organiser le service d’entretien des locaux et ses activités.
Gérer le secrétariat général
• Enregistre le courrier quotidien
• Relève et fait suivre la messagerie
• Organise l’agenda de l’élu, celui des assemblées…
• Prépare, vérifie et analyse des documents
• Prend des notes et réalise un compte-rendu
• Réceptionne, instruit et fait suivre divers dossiers administratifs (les demandes de logements sociaux, les opérations de recensement, les reprises de concession, les procédures de jury d’assisses…)
Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par l’équipe municipale
• Prépare la tenue des assemblées (convocations, ordre du jour…)
• Formalise et légalise les décisions des assemblées (préparation, rédaction, suivi des procédures (contrôle de légalité…))
• Formalise et légalise les décisions de l’exécutif ou du Responsable des Affaires Générales (arrêtés, décisions…)
Organiser la tenue des opérations électorales
• Gère les inscriptions et radiations sur les listes électorales
• Gère l’organisation administrative des commissions et leur suivi
• Coordonne l’organisation technique des lieux de scrutin
• Prépare et formalise les documents électoraux (procès-verbaux, cartes d’électeur…)
Coordonner les relations Mairie/Associations
• Organise le planning du minibus
• Suit les dossiers de demande de subventions
Encadrer et organiser le service d’entretien des locaux et ses activités
• Pilote et coordonne les activités
• Manage et évalue le personnel du service
Activités de polyvalence
• Assure la gestion des dossiers relatifs aux documents d’urbanisme (enregistrement, contrôle et transmission à l’instruction)
• Assure des activités d’état civil (mariage, extrait d’acte…)
• Assure un accueil physique et téléphonique
• Assure certaines démarches en ressources humaines (inscription aux formations, communication avec le personnel…)
• Coordonne les services lors de l’absence du Responsable des Affaires Générales
Profil recherché
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Organisation et planification des réunions
• Respecter les délais de transmission des documents avant et après les réunions
• Prendre des notes lors des réunions
• Rédiger les comptes rendus
Connaissances générales et socioprofessionnelles
• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Techniques de secrétariat
• Organisation de la collectivité
• Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
• Règles essentielles du droit public
Communication :
• Ecoute attentivement
• Fournit les informations essentielles
• Communique clairement
• Remporte l’adhésion
Leadership
• Inspire la confiance
• Motive les autres
• Donne le cap
• Favorise l’expression et l’innovation
Gestion d’une équipe
• Crée un climat favorable
• Se rend disponible
• Sollicite la participation
• Favorise le développement des compétences
Gestion des tâches
• Définit les objectifs et priorités
• Planifie les taches
• Fait preuve de flexibilité
• Délègue efficacement
Gestion stratégique
• Anticipe les risques et les opportunités
• Possède une vision à long terme
• Articule les décisions à la vision
• Sait prendre les décisions délicates
• Implication au sein du service
• Aptitudes relationnelles
• Sens du service public
• Réserve, discrétion et secret professionnel
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Capacité d’adaptation
• Ponctualité et assiduité
• Capacité à rendre compte de ses activités
• Respect des moyens matériels
• Capacité à travailler en autonomie
• Rigueur et fiabilité du travail effectué
• Réactivité face à une situation d’urgence
• Capacité d’organisation et de planification
• Force de proposition
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettres et CV) sont à adresser par courrier à Mairie de Salouël 10 rue Ferdinand Buisson 80480 SALOUËL ; ou par courriel à l'adresse : mairie@salouel.com. Les candidatures devront préciser le numéro de l'offre ainsi que le son intitulé.
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Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur
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Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.
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Vacant à partir du 25/06/2026
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Assistante / Assistant de direction
