Secrétaire de direction
Référence : 2022-1087915
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse
- Localisation : 35 rue de la gare, 75019 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L’agent sera chargé de :
- l’accueil et la réception des appels téléphoniques ;
- la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda de la directrice et de son adjoint ;
- la réservation des salles de réunion ;
- la constitution des dossiers pour les rendez-vous, les réunions et les déplacements ;
- la frappe et la mise en forme de documents ;
- l’enregistrement et la gestion du courrier du cabinet ;
- l’archivage et le classement ;
- le suivi du tableau congés ;
- la gestion des déplacements du directeur et de son adjoint (recherche d’horaires, réservation des billets) en l’absence du gestionnaire des déplacements ;
- diverses tâches administratives relevant d’un secrétariat de direction.
- la gestion des mémoires de proposition de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse, validité, recensement des pièces ;
- la préparation du comité de la MHPJJ en appui de la coordinatrice ;
- le soutien dans la préparation des évènements de la direction
Profil recherché
Connaissances
Maitrise des outils informatiques (Word - Excel
Connaissance du contexte institutionnel
Connaissance des enjeux distinctions honorifiques
Connaissance de la ligne hiérarchique
Savoir-être
Sens de l’accueil, dynamisme et efficacité,
Réactivité et disponibilité, Organisation et sens du travail en équipe,
Anticipation et sens de l’initiative discrétion et rigueur,
Savoir-faire
Recueillir des données
Rédiger
Synthétiser
Localisation
Qui sommes-nous ?
Le cabinet de la directrice assure la continuité de la fonction de direction et son secrétariat. En relation avec le secrétariat général, il traite de questions relatives à la gestion des personnels, des locaux et des moyens matériels affectés aux services centraux de la direction. Il prépare les propositions de distinctions honorifiques. Il coordonne en outre l’ensemble des secrétariats ainsi que le suivi des courriers parlementaires, des questions écrites, des dossiers signalés ou réservés. Il met en place le plan de classement de la direction et en assure le suivi.
Le cabinet est dirigé par un chef de cabinet, assistée d’une adjointe. Le cabinet dispose pour assurer ses fonctions :
- d’un secrétariat de direction, composé d’une secrétaire administrative, chargée de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse (MHPJJ) et d’une adjointe administrative
- d’un pôle administratif et logistique, composé de :
- une secrétaire administrative
- une adjointe administrative
- deux adjoints techniques-conducteurs automobiles
- d’une secrétaire administrative en charge de la coordination du secrétariat et du pôle
Descriptif du service
Le cabinet de la directrice assure la continuité de la fonction de direction et son secrétariat. En relation avec le secrétariat général, il traite de questions relatives à la gestion des personnels, des locaux et des moyens matériels affectés aux services centraux de la direction. Il prépare les propositions de distinctions honorifiques. Il coordonne en outre l’ensemble des secrétariats ainsi que le suivi des courriers parlementaires, des questions écrites, des dossiers signalés ou réservés. Il met en place le plan de classement de la direction et en assure le suivi.
Le cabinet est dirigé par un chef de cabinet, assistée d’une adjointe. Le cabinet dispose pour assurer ses fonctions :
- d’un secrétariat de direction, composé d’une secrétaire administrative, chargée de la médaille d’honneur de la protection judiciaire de la jeunesse (MHPJJ) et d’une adjointe administrative
- d’un pôle administratif et logistique, composé de :
- une secrétaire administrative
- une adjointe administrative
- deux adjoints techniques-conducteurs automobiles
- d’une secrétaire administrative en charge de la coordination du secrétariat et du pôle
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 01/02/2023
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Assistante / Assistant de direction
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