SECRETAIRE DE DIRECTION
Référence : DEF_27-00027391
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Service infrastructure de la défense (SID)
- Localisation : 9 RUE DE CURSOL 33000 BORDEAUX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Le service d’infrastructure de la défense (SID) entretient et administre l’ensemble du domaine immobilier du ministère. Il assure le soutien et l’adaptation des infrastructures des armées, directions et services sur le territoire français, dans les DOM-COM et à l’étranger ainsi que le soutien au stationnement des forces en opérations extérieures (OPEX).
Le titulaire du poste est placé au Cabinet du directeur de l’Établissement du service d'infrastructure de la Défense (ESID) de Bordeaux sous l'autorité du directeur adjoint. Il est chargé de toutes les activités de secrétariat pour le pôle de direction (directeur, directeur adjoint, directeur des opérations) de l’ESID (réception téléphonique, courrier (arrivée-départ, enregistrement sur LNACRE), classement, archivage, gestion d’agenda, organisation d’évènements) mettant en œuvre les techniques de dématérialisation de transmission de documents et des aptitudes relationnelles adaptées. Il peut être amené à conduire, très ponctuellement, le directeur de l'ESID sur certains déplacements officiels en région Nouvelle-Aquitaine ou à Versailles (DCSID), en doublon d'une autre personne.
Assurer le secrétariat du directeur, directeur adjoint et directeur des opérations et préparer les missions des directeurs
Gérer l'accueil téléphonique et les prises de rendez-vous des directeurs
Mettre en forme ou rédiger des notes d’ordre général
Enregistrer et diffuser le courrier validé par les directeurs en mettant en œuvre les techniques dématérialisées de transmission des documents
Gérer les salles de réunion et les absences du directeur adjoint et d’opérations pour la validation des ordres de mission et le visa du courrier
Gérer les notes permanentes en cours et leur mise en ligne et gérer le registre de publicité des actes administratifs
Gérer et organiser les évènements ordonnés par les directeurs
Formaliser la communication du niveau direction vers les organismes extérieurs et la communication interne
Gérer l’annuaire et l’organigramme de l’établissement
Gérer le trombinoscope de l’établissement
Enregistrer le courrier "départ" (en priorité) et le courrier "arrivée"
Assurer la conduite automobile du directeur ponctuellement
Profil recherché
Une expérience dans un bureau courrier ou de gestion administrative serait appréciée.
Compétences attendues
- PROTECTION DU SECRET
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- TRAVAIL EN EQUIPE
- ORGANISATION ET METHODE
- RESPECT DES DELAIS
- PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
- ADAPTABILITE
- CONNAISSANCE DE SON ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
- ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT
- AUTONOMIE
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Personnes à contacter
- alain.lagache@intradef.gouv.fr
- maxence.gris@intradef.gouv.fr
À propos de l'offre
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ficheDePoste.typeAffectation.das (durée : 3 ans)
Transports en commun à proximité.
Restauration sur site.
Cycle de travail sur 4,5 jours: horaires variables.
Agent de secrétariat confirmé. -
Poste situé 9 rue de Cursol, 33000 BORDEAUX -
Permis B souhaité
Permis transport en commun apprécié
Formations liées aux outils bureautiques. -
Susceptible d'être vacant à partir du 01/10/2023
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Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
