SECRETAIRE DE DIRECTION
Référence : DEF_29-00057779
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Service des ressources humaines civiles (SRHC)
- Localisation : 16 BIS AVENUE PRIEUR DE LA COTE D'OR 94114 ARCUEIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Principales :
Gestion des courriers entrants et sortants (respect du circuit des parapheurs, enregistrement et archivage des courriers afin de garantir la traçabilité).
Organisation de l’agenda, des réunions et déplacements du chef de service et des membres de la direction.
Accueil téléphonique, demande d’accès au profit de la direction.
Commandes SILLAGE – expression des besoins (commande de véhicules, prestations particulières).
Traitement des demandes d’ordres de mission au profit des agents du SRHC.
Traitant SOPHIA (sécurité).
Traitement de la correspondance, suivi et contrôle des parapheurs papier et par voie dématérialisée (PCRH, Corail).
Mise en forme selon la charte graphique, classement, diffusion et archivage des différents documents.
Annexes :
Gestion des documents classifiés et confidentiels relatifs au personnel (tenue du registre, suivi, etc.).
Gestion des salles de réunion SRHC.
Gestion des réunions du service.
Correspondances.
Assurer la logistique des manifestations organisées par le service (réservations, invitations, accueil, contacts, etc.).
Formations associées à la prise de poste : outils bureautiques et SI spécifiques (ARCADE PCRH, CORAIL, CHORUS DT, SILLAGE, SOPHIA).
Poste permettant d’évoluer vers des fonctions de chef de secrétariat.
Profil recherché
Ce poste requiert une grande autonomie, un sens aigu de l’organisation, diplomatie, réactivité, discrétion et polyvalence.
Expérience souhaitée dans le secrétariat et le soutien.
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
- karine.dupenne@intradef.gouv.fr
- guillaume.levy@intradef.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 60 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire.
Descriptif du service
Au sein du pôle assistance de direction placé sous l’autorité hiérarchique du chef de cabinet du SRHC, le secrétariat de direction assure les missions inhérentes à un secrétariat d’autorité et participe au soutien de l’activité du service. Il veille à l’accueil des autorités, organise les réunions du service, assure la gestion du courrier entrant et sortant, le filtrage téléphonique de la direction, la hiérarchisation et la prise de rendez-vous, la gestion des parapheurs physiques et dématérialisés soumis à signature (en s’assurant du respect de la charte graphique de la DRH-MD), les autorisations d’accès ponctuelles et peut se voir confier la rédaction de correspondances. Il contribue à la bonne tenue des archives du cabinet, ainsi qu’à la mise à jour du carnet d’adresses de la direction (listes de contacts, etc.) et des listes de diffusion (internes et externes au service). Au titre de sa mission de soutien, le secrétariat assure la gestion et la réservation des salles de réunions internes et externes au profit de la direction, ainsi que les demandes de prestations. En outre, il assure la saisie des ordres de mission des agents du SRHC. Le secrétariat exerce également la fonction de traitant SOPHIA (saisie des contrôles élémentaires) dans le cadre défini par l’officier de sécurité. Son positionnement et ses missions spécifiques font du secrétariat de direction un élément essentiel du service stratégie, pilotage et soutien dans le fonctionnement interne du SRHC.
À propos de l'offre
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En rejoignant le ministère des Armées et des Anciens combattants, vous pourrez accéder à un large panel d'offres de formation grâce à deux centres de formation et à une plateforme en ligne, tout au long de votre parcours professionnel, notamment pour la préparation aux concours. Le ministère offre en outre de nombreux avantages:
- Restauration sur place avec contribution employeur, places en crèche, service de conciergerie ;
- Accessibilité en transport en commun;
- Rythme de travail : 8h45 - 17h30 (16h30 le vendredi) - jours de congés : 25 - RTT : 18. Possibilité d'accéder au parc de logement du ministère. Offre de prestations sociales, culturelles, de loisirs et de tourisme : rendez-vous sur le site www.igesa.fr -
Habilitation Secret requise.
Disponibilité et continuité de service.
Confidentialité et discrétion professionnelle. -
Vacant à partir du 01/10/2025
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Assistante / Assistant de direction
