Secrétaire de laboratoire F/H
Référence : 2025-2074410
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Lorraine
Université de Lorraine - Localisation : NANCY
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 25K€ par an € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : ADMINISTRATIF et FINANCIER
- Participation à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en particulier les dossiers de rattachement des membres associés du laboratoire
- Suivi des dépenses (de la saisie du bon de commande à la constatation de service fait dans SIFAC) et archivage
- Alimentation des tableaux de bord, extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
Mission 2 : ACCUEIL
- accueil et suivi personnel mais également administratif des doctorants en lien avec le Directeur de l’IFG
- accueil de tout autre public dans les locaux de l’IFG
- accueil et information des membres du laboratoire et des personnes extérieures (enseignants-chercheurs, intervenants, organismes et institutions diverses)
Mission 3 : DÉPLACEMENTS
- Préparation (commandes de titres de transport, réservations hôtelières, etc.) et suivi des déplacements des membres du laboratoire (enseignants-chercheurs, doctorants) et des intervenants extérieurs (colloques et autres manifestations scientifiques, jurys de thèse et d’HDR)
- Gestion d’agendas et contrôle des échéances
Mission 4 : COLLOQUES
- Participation à l’organisation logistique et matérielle des colloques et autres manifestations (conférences, journées d’études, workshop, etc.) en phase préparatoire et en phase opérationnelle, à Nancy, à Metz, voire au-delà de ces deux villes et de la Lorraine. A ce titre, déplacements de l’agent à prévoir.
- Organisation, alimentation, mise à jour des bases de données relatives à la gestion.
Mission 5 : ACTIVITÉS DE SECRÉTARIAT
- Gestion du courrier
- Organisation de la logistique des réunions
- Gestion du photocopieur du laboratoire et des imprimantes (commandes consommables, relevés de compteurs, interventions techniques)
- Maintenance de proximité et contribution au dépannage des ordinateurs et des périphériques
- Petite manutention (dont port de charge : documents, matériel lors des manifestations organisées par le laboratoire, etc.)
- Gestion de l’intendance (gestion des stocks et commandes)
- Gestion du circuit « reprographie »
Profil recherché
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Parcours des études doctorales
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, NOTILUS, EXCEL)
- Mettre en œuvre une démarche qualité
Compétences relationnelles :
- Disponibilité / réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens du relationnel en interne et en externe
- Discrétion
- Facultés d’adaptation
- Sens de l’organisation / Efficacité
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
L’Institut François Geny (IFG) réunit les enseignants-chercheurs et les chercheurs (Professeurs, Maîtres de conférences, Doctorants,etc.) en droit privé, sciences criminelles et en histoire du droit de l’Université de Lorraine, toutes composantes confondues (Faculté de droit de Nancy, UFR DEA de Metz, IAE Nancy School of Management, Institut régional du Travail, IUT Charlemagne de Nancy, IUT de Metz, etc.).
À propos de l'offre
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Poste ouvert à la mobilité des agents titulaires (catégorie C) de la fonction publique.
Pour les agents non titulaires il s'agira d'un contrat jusqu'au 31 août 2026, renouvelable.
Les candidatures sont attendues pour le 25 octobre au plus tard.
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Vacant à partir du 01/12/2025
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Secrétaire
