Secrétaire de Résidence - CCAS FORCALQUIER

Placé(e) sous l'autorité du Directeur de la Résidence Autonomie Saint Michel de Forcalquier, le ou la secrétaire de résidence assure l'ensemble des tâches administratives, comptables et d'accueil nécessaires au bon fonctionnement de la Résidence Autonomie Saint-Michel. Il ou elle constitue le premier point de contact des résidents, de leurs familles et des partenaires, et garantit la fiabilité de la gestion administrative et financière des dossiers résidents.

1 Accueil et relation avec les résidents
– Assurer l'accueil physique et téléphonique de la résidence (résidents, familles, prestataires, partenaires),
– Renseigner les résidents et leur entourage sur les services de la résidence et les démarches administratives,
– Réceptionner et orienter les demandes d'admission ; préparer les dossiers d'entrée,
– Assurer le suivi administratif des sorties (départ, décès),
– Participer à l'actualisation du règlement de fonctionnement et du contrat de séjour,
– Contribuer à la bientraitance des résidents par une attitude d'écoute et de bienveillance.

2 Facturation et gestion financière
– Élaborer et émettre les titres de recettes mensuels relatifs aux redevances d'hébergement et aux prestations complémentaires (repas, blanchisserie, animations, etc.),
– Assurer le suivi des paiements, relancer les impayés en lien avec le Directeur,
– Saisir les éléments nécessaires au calcul de l'Allocation Personnalisée de Logement (APL) et correspondre avec la CAF,
– Préparer les documents nécessaires à la comptabilité M22 en lien avec le Directeur,
– Tenir à jour les tableaux de bord de suivi financier.

3 Gestion administrative
– Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, comptes-rendus, notes internes et procédures,
– Assurer la gestion du courrier entrant et sortant,
– Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des résidents (contrats, avenants, assurances, pièces d'identité, etc.),
– Organiser et archiver les documents conformément au tableau de gestion des archives,
– Participer à la préparation des réunions institutionnelles : convocations, ordre du jour, comptes-rendus,
– Mettre à jour les registres réglementaires (entrées/sorties résidents, registre de sécurité, etc.).

4 Ressources humaines (appui)
– Participer à la gestion administrative des ressources humaines en appui du Directeur : suivi des plannings, déclarations d'absences, préparation des éléments de paie,
– Mettre à jour le tableau de bord RH (congés, formations, visites médicales).

5 Tâches diverses à la demande du Directeur
– Réaliser toute tâche administrative ou de secrétariat demandée par la hiérarchie dans le cadre du service,
– Participer ponctuellement aux projets transversaux de la résidence (démarche qualité HAS, appels d'offres, etc.).