secrétaire de scolarité
Référence : 2024-1642618
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Nantes Université
Nantes Université - Polytech - Localisation : Campus Chantrerie
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) de 21 828 à 26 784€ brut/an € brut/an
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Missions
Assurer et coordonner l’accueil, l’information, le recrutement, l’inscription et le suivi des dossiers administratifs étudiants de l’inscription à la diplomation.
Activités principales
Inscriptions administratives et gestion des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiants
- Assurer une permanence téléphonique
- Vérifier les dossiers d’inscriptions et les enregistrer informatiquement
- Mettre à jour les bases de données étudiantes
- Etablir et délivrer des documents (certificats de scolarité, cartes étudiants)
Gestion des doctorants :
- Assurer la procédure d’inscription en thèse de doctorat
- Gérer les dérogations
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers de thèse de doctorat
Gestion des parcours communs de 3ème et 4ème année :
- Saisie des emplois du temps
- Saisie des notes
- Déclaration des heures d’enseignement
Appui à la secrétaire générale adjointe pour :
- Préparer les jurys, saisir les résultats, éditer les diplômes, attestations et suppléments
- Structurer une base de données école pour répondre à différents attendus : données certifiées CTI et données de presse, données de pilotage école, rapport d’activité
- Saisir les maquettes pédagogiques dans l’outil scolarité
Participation à toute mission dans l’intérêt général de l’école
Profil recherché
• Formation et/ou qualification : Bac à bac +2 en gestion administrative
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :
- Connaitre la gestion administrative de l'école et de l'Université
- Connaître la réglementation et les procédures en matière de scolarité
Savoir-faire opérationnels :
- Maitriser le logiciel de scolarité et de recrutement ainsi que les outils bureautiques
Savoir-être :
- Etre à l'écoute et maîtriser les règles d'accueil
- Etre convivial
- Savoir s'organiser et être rigoureux
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose un modèle d’université inédit en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) et des grandes écoles (Centrale Nantes, École des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire, École d’Architecture de Nantes).
Ces acteurs concentrent leurs forces pour développer l’excellence de la recherche nantaise et offrir de nouvelles opportunités de formations, dans tous les domaines de la connaissance.
Durable et ouverte sur le monde, Nantes Université veille à la qualité des conditions d’études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.
Descriptif du service
Composition du service : 3 personnes
Place de l’agent dans l’organigramme du service : sous la responsabilité de la responsable du service scolarité
Relations fonctionnelles liées au poste :
-Intra-service et université : secrétariat des départements, responsable du recrutement
-Extra-université : réseau Polytech
À propos de l'offre
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L332-7
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Vacant à partir du 01/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
