Secrétaire de sous-direction opérationnelle H/F

Groupe RIFSEEP : 1

Généralités :
La DGSI est un service de renseignement français relevant du ministère de l'Intérieur. Travailler à la DGSI, c'est être au cœur des enjeux du 21ème siècle et participer à la protection des français en mettant ses compétences au service de l’État, à travers des missions telles que la lutte contre le terrorisme et les extrémismes violents, le contre-espionnage, la protection économique, la contre-prolifération et la cyberdéfense.

Au sein de l’état-major d’une sous-direction opérationnelle, le/la secrétaire travaille en équipe au sein d’un secrétariat mutualisé. Il/elle aura en charge :
La gestion quotidienne de l’activité administrative interne de la sous-direction, notamment :
Le traitement et le suivi (numérique et référencé) de la messagerie et de la documentation administrative / opérationnelle du service,
L’archivage, la mise à jour et le suivi des registres et bases de données (annuaires, organigrammes, dossiers individuels des agents du service),
La gestion de dossiers se rapportant à des aspects logistiques (gestion des fournitures, suivi des parcs informatique, téléphonique, mobilier, automobile, etc.),
La mise en forme de différents documents manuscrits et, le cas échéant, la rédaction de documents administratifs,
Le suivi de dossiers ponctuels ;
Le soutien logistique et administratif du quotidien des unités de la sous-direction et de leurs agents :
La préparation et la gestion des missions nationales et internationales (commande et réception des documents de voyage/moyens mobiles, établissement des états de frais),
La saisie de commandes de matériels dans l’applicatif du service, ainsi que leur réception,
La gestion et le suivi des formalités administratives du personnel de la sous-direction :
Pour les personnels habilités GesTT, mise à jour de la situation des agents (congés, arrêts de travail, HS, astreintes, campagne CET dans GesTT) et de leurs fiches,
Intégration dans DIALOGUE, dans le cadre de campagnes RH, des documents validés (CET, avancements, mutations, notations),
Le cas échéant, la gestion des différents recensements et commandes (formations, etc.) ;
L’interface avec les personnels extérieurs au service :
Accueil téléphonique, filtrage des appels et des visiteurs,
Réception des visiteurs.
En fonction de l’activité opérationnelle du service, le/la secrétaire pourra se voir confier des missions particulières et temporaires de soutien aux missions.
Autre : Le poste requiert du/de la titulaire une grande polyvalence et de la disponibilité.

Environnement professionnel :Ne peut être communiqué en raison de la confidentialité des missions du service.