Secrétaire des assemblées - Commune du Passage d'Agen
Référence : O047260218000975
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Le Passage
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la Direction Générale des services, vous assurez le secrétariat des assemblées et veiller au bon déroulement des instances de la Ville.
Avant la séance :
Proposer une programmation des séances avec un calendrier détaillé
Participer activement à la préparation et au suivi des dossiers des instances : constitution et planification des ordres du jour, contrôle de régularité des dossiers présentés et des délibérations
Rédaction des dossiers et délibérations récurrents
Effectuer la convocation des élus via l’outil de télétransmission
Suivi des pouvoirs et du quorum et préparation des feuilles de présence
Préparation des bulletins et procès-verbaux des votes éventuels (essentiellement en début de mandature mais également sur certains conseils)
Suivi de la mise en ligne de l’ordre du jour sur le site internet de la Ville
Affichage de la convocation et l’ordre du jour et inscription sur registre d’affichage
Participation à la mise en place d’un système d’enregistrement pour le Conseil municipal
Pendant la séance :
Préparation de la salle
Enregistrement de la séance
Assistance aux Élus (sur les tablettes ou autres motifs) ;
Gestion de la présence des Élus (pouvoirs) ;
Prise de notes et gestion des votes lors de la mise en place des commissions (bulletins, PV, aide aux secrétaires)
Suivi des votes des délibérations.
Après la séance :
Rédaction des comptes rendus et des procès-verbaux
Finalisation des délibérations
Transmission au contrôle de légalité par télétransmission
Récupération des délibérations comportant le n° d’identification et le tampon de la Préfecture
Récupération des bordereaux d’acquittement
Préparation des documents au visa des Élus
Publication des délibérations et annexes sur le site de la Ville et gestion de l’envoi vers les services pour suite à donner
Autres missions :
Assurer le tri et la diffusion du courrier de la Ville et du CCAS
Assurer la gestion de la messagerie de la Mairie et assurer la diffusion des courriels aux services
Participer à la réflexion de la mise en place d’une GED (gestion électronique des documents)
Gestion du planning de réservation des salles de la Mairie
Assurer l'instruction et le suivi des arrêtés transmis par les services jusqu'à leur affichage et leur envoi au contrôle de légalité
Elaborer des tableaux de bord, des outils de suivi, des rétro plannings, etc.
Veille juridique relative au fonctionnement des assemblées
Profil recherché
bac + 2 en gestion administrative
Expérience professionnelle similaire
SAVOIR-FAIRE
Rédaction de documents administratifs
Utilisation de logiciels bureautiques et logiciels métier
Analyse de documents
Etudes juridiques
Réalisation et présentation de dossiers
SAVOIRS
Connaissance des règles de fonctionnement des communes
Connaissance des procédures administratives et des circuits des assemblées délibérantes
Connaissances en droit public
Très bonne connaissance des missions des services municipaux
Maîtrise de l’outil informatique
SAVOIR-ÊTRE
Organisation, méthode et rigueur au travail.
Discrétion
Esprit d’analyse et de synthèse
Autonomie et réactivité
Aptitudes relationnelles et sens du service public
CONTRAINTES DU POSTE :
Présence lors des séances des assemblées (en soirée)
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire (avec prime de fin d’année)
Temps de travail : 36h avec RTT
CNAS + participation employeur de 20€/mois pour la mutuelle maintien de salaire et 15€/mois pour la mutuelle santé
À propos de l'offre
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Merci d’adresser un CV, une lettre de motivation, le dernier arrêté de situation administrative ou l’attestation d’inscription sur la liste d’aptitude à :
Monsieur le Maire
Mairie du Passage d’Agen
Place du Général de Gaulle
47520 LE PASSAGE d’AGEN
Ou par mail : grh@ville-lepassage.fr
Pour tout renseignement, veuillez contactez Mme MESNIER Manon, DRH, au 05-53-77-18-77
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe
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Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
