Secrétaire médicale F/H

Missions Générales :
Assurer le secrétariat de consultation de son secteur d’affection et en-dehors de son secteur en cas d’absence ou de retard sur les autres secteurs de consultations de la policlinique.
Le(la) secrétaire médicale sera chargé(e) de classer, de conserver de rechercher et de communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant les procédures, les protocoles et consignes spécifiques à l’archivage médical.
Il ou elle, gère les dossiers médicaux du secteur de maternité en policlinique et les prépare pour les consultations médicales d’obstétrique, de gynécologie et d’anesthésie.
Une livraison doit être organisée une fois par jour le matin en policlinique pour les dossiers d’obstétriques situés dans la tour Beaujon, les dossiers de gynécologie restant localisés en policlinique.
En dehors de ces livraisons, si un dossier est manquant, il reste joignable sur son DECT pour répondre à la demande. Les modalités de classement reposent sur le système GDM et la recherche se fait via le logiciel ORBIS RDV.
Missions Permanentes : elles sont variables selon le secteur d’affectation
➢Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
➢Organiser la charge de travail entre collègues (si binôme) en fonction du temps pris par chaque tâche et en fonction de l’urgence
➢Assurer la dactylographie des lettres de consultation, certificats médicaux, courriers administratifs et courriers médicaux
➢Faire valider les comptes rendus dans un délai raisonnable pour l’adressage au patient
➢Accueillir, orienter et informer les consultants et leur famille physiquement ou par téléphone
➢Transmettre ou transférer les messages/ les appels aux personnes concernées de façon claire et explicite
➢Vérifier les dossiers des patients en collaboration avec les IDE et AS dont classement et archivage
➢Assurer la prise de notes, frappe et mise en forme de documents de consultation
➢Assurer la saisie des comptes rendus des consultations des Praticiens Hospitaliers, Praticiens Attachés, CCA dans ORBIS
➢Réceptionner, trier le courrier et adresser les examens éventuels pratiqués en ville au médecin en charge du patient
➢Gérer les communications téléphoniques et assurer la transmission des mails ou photocopies
➢Vérifier les informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
➢Scanner les documents concourant à la bonne prise en charge du patient
➢Créer divers documents relatifs à son domaine d’activité (masque de courrier, lettre de consultation…) dans le respect de la charte graphique➢
Coordonner les programmations liées à la prise en charge médicale entre la consultation, l’hospitalisation, l’HDJ, les plateaux médico-techniques etc.
➢Travailler en collaboration avec les agents en charge des RDV pour les prises de RDV : programmation, annulations et reports