Secrétaire médicale H/F
Référence : 2025-1868067
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Bibliothèque nationale de France (BNF)
- Localisation : Bibliothèque nationale de France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Selon profil € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires RIFSEEP3
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
*Assistance administrative des médecins de prévention et des infirmières
Accueil
- Accueil des agents, orientation vers les infirmières ou le médecin
- Accueil téléphonique (les appels parviennent sur le poste des infirmières ou sur celui de la secrétaire)
Gestion des visites médicales et préparation des plannings des médecins (sur le logiciel CHIMED)
- Convocations aux visites médicales, programmation en fonction des secteurs et des agendas des médecins, envoi informatisé des convocations aux agents avec copie à leur chef de service ou chef d’équipe.
- Prise de rendez-vous pour les consultations demandées par les médecins, infirmières, agents, hiérarchies…
- Requêtes concernant les absences pour raison médicale et convocations aux visites de reprise du travail
- Appels téléphoniques pour rappeler aux agents la date de leur rendez-vous médical
Suivi administratif
- Création et tenue à jour des dossiers des patients dans le progiciel dédié - Rechercher dans différents outils de l’établissement ou auprès des établissements ayant passé une convention avec la BnF la liste des personnes à convoquer, rechercher les dates des dernières visites médicales passées ;
contacter les secrétariats des chefs de services pour obtenir la mise à jour des organigrammes. Suivi des arrivées et des départs des agents.
- Lister par date les personnes venues à la visite médicale pour préparer la programmation ultérieure des futures visites.
- Lister les personnes ne s’étant pas présentées à la visite médicale après trois convocations ou plus
Secrétariat/autre
Réservation de la voiture de service selon les besoins ; récupération et rendu des clés
Transport du courrier du service,
Classement, rangement, photocopies
Commandes des fournitures et des documents (livres, revues…) du service
Suivi des factures (prestations des services inter entreprises de médecine du travail, des examens complémentaires prescrits par les médecins et réalisés à l’extérieur…).
Profil recherché
- Sens des relations humaines et du travail en équipe ;
- Sens de l’organisation et réactivité ;
- Rigueur ;
- Discrétion, écoute, respect du secret médical ;
- Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, CHIMED, consultation
HR Access)
(formation à l’utilisation du logiciel CHIMED possible)
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
La BnF, ce sont sept sites en France et une grande diversité de métiers. Conservateurs, bibliothécaires, artisans d’art, ingénieurs, médiateurs, gestionnaires… tous réunis par une même passion du patrimoine et du service aux publics.
Établissement public sous tutelle du ministère de la Culture, la Bibliothèque nationale de France conserve et met à disposition de tous les publics l’un des fonds documentaires et patrimoniaux les plus riches du monde. Elle a pour mission de collecter, conserver, enrichir et communiquer le patrimoine documentaire national.
Ici, on conserve des livres bien sûr ! Mais les collections françaises, européennes et extra-européennes de la bibliothèque s’étendent des manuscrits jusqu’aux contenus audiovisuels en passant par les partitions de musique, les estampes, la photographie, les monnaies et les médailles, les cartes et les plans, les costumes de spectacles… et bien d’autres trésors encore. Elle gère le dépôt légal institué par François 1er en 1537, intégrant progressivement les nouveaux supports et médias, les objets numériques et le web.
Centre de recherche, d’étude et de culture connecté avec le monde, la BnF est l’héritière des collections royales constituées depuis le Moyen Âge, qui n’ont cessé de s’enrichir et de se diversifier à travers les siècles.
Elle développe des activités de recherche et de diffusion de la connaissance, grâce à l’organisation régulière d’expositions à destination du grand public et de nombreuses manifestations culturelles, conférences, colloques, concerts, sur ses sites et partout en France. Elle anime un réseau de coopération avec d’autres services documentaires en France et participe à différentes formes de coopération internationale.
La BnF accueille tous les publics et encourage chacun à faire le meilleur usage de ses collections, de ses espaces de travail, de lecture, de collaboration, de recherche et de culture. Elle met ses collections et ses solutions technologiques au service des chercheurs et des étudiants, mais aussi des passionnés, des simples curieux ou encore des jeunes publics et des familles.
La diversité des talents et des compétences qui animent au quotidien la Bnf est à l’image de la richesse de ses collections et de la multiplicité de ses ressources techniques et scientifiques.
À propos de l'offre
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Les convocations doivent être adressées aux intéressés et à leur hiérarchie au moins une semaine à l’avance
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L. 332-1
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Vacant à partir du 01/05/2025
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Secrétaire médicale / Secrétaire médical