Secrétaire pédagogique et administratif.ve - F/H
Référence : 2026-2162211
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Aix-en-Provence
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Débutant
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1891.29 € brut / mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Au cœur du département Gestion Logistique et Transport, ce poste joue un rôle central dans le bon fonctionnement des formations, en formation initiale comme en apprentissage. Il contribue activement à la gestion pédagogique et administrative des promotions, en lien étroit avec les directions d’études, les responsables de cycle et le pilotage du département. Véritable appui au quotidien, il accompagne les responsables de formation et les chefs de projet sur les plans administratif, technique et logistique, tout en assurant la fiabilité des actes de gestion dans le respect des procédures de l’établissement.
L’activité s’inscrit également dans une forte dynamique pédagogique et relationnelle. Le poste constitue un point d’accueil et de référence pour la population étudiante, le corps enseignants vacataires et les équipes professionnelles extérieures, en assurant l’information, l’orientation et le suivi tout au long des parcours. Il prend en charge la gestion des candidatures, le suivi des cohortes, des absences et des emplois du temps, ainsi que l’organisation matérielle des examens, des jurys et des soutenances, jusqu’à la production des relevés de notes et l’archivage des dossiers.
Ce rôle participe pleinement au développement et à l’animation des relations avec les entreprises partenaires, tant pour les stages que pour l’alternance. Il accompagne l’organisation des recrutements, soutient la recherche de contrats, assure le suivi des périodes en entreprise et travaille en lien étroit avec le CFA et les services de formation continue, notamment pour le suivi administratif et les enquêtes d’insertion professionnelle.
Enfin, le poste s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la qualité des formations. Il contribue à la structuration et à la synthèse des documents pédagogiques, participe aux réunions d’information, au suivi des dispositifs qualité et à la préparation des audits, en collaboration avec les équipes pédagogiques. Placé sous l’autorité de la cheffe du département Gestion Logistique et Transport, ce poste requiert sens de l’organisation, qualités relationnelles et engagement au service des parcours de formation.
Profil recherché
Rejoignez-nous si vous disposez d’une solide maîtrise des fondamentaux de la gestion administrative et du secrétariat, et si vous comprenez l’organisation d’une composante universitaire, son offre de formation et son articulation au sein de l’université. Vous connaissez les grands principes de la gestion financière des établissements publics et les mécanismes propres à l’apprentissage, de la conclusion des contrats à leur suivi, et vous êtes à l’aise avec l’environnement institutionnel d’un CFA et de l’enseignement supérieur.
Vous savez appliquer avec rigueur les règles et procédures liées à la gestion des formations, en formation initiale comme en alternance, à l’organisation des examens et aux exigences de sécurité, tout en conservant une vision d’ensemble des diplômes afin de renseigner efficacement étudiants, équipes pédagogiques et partenaires professionnels. À l’aise à l’oral, vous savez prendre la parole devant un amphithéâtre pour accompagner les étudiants tout au long de leur parcours. Votre pratique confirmée des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative universitaires vous permet d’organiser, planifier et sécuriser les activités, tout en apportant un appui précieux aux responsables de formation dans le développement des relations avec les entreprises et la recherche de contrats d’alternance. Vous aimez également transmettre vos connaissances en formant et en accompagnant de nouveaux membres de l’équipe dans l’appropriation des outils, des procédures et des méthodes de travail.
Autonome et force de proposition, vous faites preuve de réactivité et d’adaptabilité face aux situations variées. Votre aisance relationnelle, votre sens de la communication avec l’ensemble des partenaires internes et externes, votre dynamisme et votre engagement vous permettent de vous investir pleinement dans les projets confiés, avec un fort sens des responsabilités et de la qualité du service rendu.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Labelisée Initiative d’excellence depuis 2012, amU est une université de recherche intensive, à la fois ancrée sur son territoire et reconnue internationalement. Attractive, engagée, dynamique, amU construit son avenir avec l’ensemble de ses communautés. En 2023, elle a défini une vision ambitieuse à horizon 2030, qui s’exprime autour de quatre actions stratégiques.
Nous recrutons dans plus de 260 métiers
La qualité de vie au travail, la recherche de sens et d’utilité dans son métier, la polyvalence des postes et le rôle de l’université pour le territoire… Les raisons de nous rejoindre sont nombreuses. À votre tour, prenez part à cette belle aventure et contribuez à faire bouger les lignes !
Qui sommes-nous ?
Avec une offre pluridisciplinaire d’excellence et résolument tournée vers l’international, amU est à la fois un lieu de savoirs, d’innovations et d’engagements déterminants pour relever les défis de notre époque et jouer un rôle positif au service de la société.
amU défend une ambition : ouvrir le champ de tous les possibles et permettre à chacune et chacun de s’épanouir en faisant avancer la société.
Ainsi, elle multiplie les projets interdisciplinaires, audacieux et créatifs pour apprendre à penser ensemble le monde de demain. En écho à ses valeurs sociales et solidaires, elle agit pour le bien-être des étudiants et de ses personnels. Enfin, tout en assumant un rôle socio-économique local important, amU profite de sa situation géographique exceptionnelle pour développer des partenariats dans le monde entier.
Nous accueillons chaque année des dizaines de milliers d’étudiantes et d’étudiants. Travailler à amU, c’est les accompagner et participer à la construction du monde de demain. Notre offre pluridisciplinaire et notre dynamisme nous placent au cœur des enjeux sociétaux et écologiques. Elle fait aussi de nous un acteur majeur du développement du territoire.
À propos de l'offre
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Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Secrétaire
