SECRETAIRE POLYVALENTE / POLYVALENT
Référence : 2025-1981115
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Conseil d'Etat
- Localisation : Palais-Royal : 1 place du Palais-Royal 75001 Paris (métro Palais-Royal ligne 1 et 7)
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Cotation groupe IFSE : 2
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
VOTRE ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Missions de la direction/ du service : le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation–Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d’organisation et de fonctionnement logistique.
Missions du bureau : le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l’organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d’Etat. Il assure actuellement l’organisation des séances hebdomadaires de l’assemblée générale et des commissions permanentes ainsi que la gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux (légion d’honneur et ordre national du mérite).
Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements s’appuient sur une équipe de 7 personnes chargée de fonctions de secrétariat, d’organisation et de coordination.
VOS MISSIONS
Sous l’autorité de la responsable du bureau Organisation-Evénements et de son adjointe, vous assurez en trinôme le secrétariat du bureau. Vous apportez également son soutien logistique dans le cadre des évènements organisés par le Cabinet.
1/ Secrétariat :
§ Gestion des demandes de réservation de salles ;
§ Elaboration, actualisation et diffusion des plannings hebdomadaires : séances d’instruction et de jugement, référés, permanences, etc. ;
§ Gestion des demandes de transport : commande et suivi de courses de taxis, coursiers ;
§ Assistanat de service : traitement et rédaction de courriers, classement et archivage, confection de dossiers (stagiaires etc.), recherche de documents et d’informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes) etc.
2/ Gestion administrative des évènements :
§ Rédaction et envoi de cartons d’invitation (mail ou papier) ;
§ Gestion des inscriptions ;
§ Elaboration des chevalets et badges ;
§ Suivi des évènements : alimentation du tableau de suivi des évènements, préparation des bons de commande et de réception, traitement des bons de livraison, certification des factures pour paiement, etc.
3/ Accueil et orientation des participants lors des évènements (occasionnel)
Vous pourrez être amené(e) à effectuer des remplacements occasionnels dans d’autres secteurs du cabinet.
La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l’information.
Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : cheffe du bureau organisation-évènements
N+2 : Cheffe de cabinet
Profil recherché
Vous possédez les compétences et les savoirs suivants :
Connaissances
Niveau maîtrisé :
· Techniques de secrétariat
· Outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)
· Communication écrite et orale
· Organisation du Conseil d’Etat
Savoir-faire
Niveau expert :
· Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs
Niveau maîtrisé :
· Capacité d’organisation et de gestion du temps
· Réactivité et soin dans l’exécution des travaux
· Gestion des situations d’urgence
· Capacité à rendre compte et synthétiser sa pensée
. Disponibilité
Savoir-être
· Discrétion et rigueur
· Bonne présentation
· Adaptabilité
· Aptitude à la polyvalence
· Curiosité professionnelle
· Maitrise de soi (aptitude à faire face sereinement aux situations inattendues)
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Conseil d’État, garant du respect du droit et des libertés des citoyens
Le Conseil d’État est un pilier de l’État de droit : il garantit au quotidien que l’administration respecte le droit et notamment les libertés fondamentales des citoyens.
- Il juge les conflits qui opposent les citoyens, associations ou entreprises à l’administration.
- Il fait des propositions pour que les futures lois et règlementations soient conformes au droit et applicables dans la vie quotidienne.
En parallèle, il gère les 42 tribunaux administratifs, les 9 cours administratives d’appel et la Cour nationale du droit d’asile qui forment, avec le Conseil d’État, la justice administrative.
Près de 700 collaborateurs sur des missions très variées
Le Conseil d’État, c’est près de 50 métiers qui couvrent des domaines variés : juge, greffière et greffier, rapporteure et rapporteur au contentieux ou en sections consultatives, gestionnaire RH, comptable, chargée et chargé de communication, product owner, assistant et assistante de direction, etc. Derrière ces métiers, chaque collaborateur et collaboratrice assure la modernisation et l’accessibilité de la justice pour tous les citoyens.
Quel que soit votre niveau d’études et d’expériences, que vous soyez contractuelle et contractuel, titulaire, avec une expertise « métiers » ou juridique, un parcours classique ou atypique…. Le Conseil d’État recrute chaque année de nouveaux talents !
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, tous nos emplois sont ouverts aux candidates et candidats en situation de handicap
À propos de l'offre
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Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité d’adresser un message à la boîte fonctionnelle suivante : allodiscrim@orange.fr
Les critères de discrimination sont énumérés à l’article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008
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Vacant à partir du 11/08/2025
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Secrétaire
