SECRETAIRE POLYVALENT/POLYVALENTE - VISITES
Référence : 2024-1730089
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Conseil d'Etat
- Localisation : 1, place du Palais Royal - 75001 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Sous l’autorité de la responsable du bureau Organisation-Evénements et de son adjointe, le/la titulaire du poste assure en trinôme le secrétariat du bureau. Il/elle assiste en outre la direction du BOE dans la gestion administrative des demandes de visites patrimoniales et institutionnelles du Conseil d’Etat.
1/ Gestion du secrétariat du bureau
- Gestion des demandes de réservation de salles ;
- Elaboration, actualisation et diffusion des plannings : séances d’instruction et de jugement, référés, permanences, planning annuel des évènements ;
- Gestion des demandes de transport : recueil des besoins et planification des missions des chauffeurs du Conseil d’Etat, commande et suivi de courses de taxis, coursiers ;
- Assistanat de service : gestion de la boite mail fonctionnelle, réalisation de badges, chevalets, élaboration de bons, cartons d’invitations, suivi des invitations, confection de dossiers de réunion et stage, recherche de documents et d’informations, accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes), classement et archivage, traitement et rédaction de courriers, etc.
2/ Gestion administrative des demandes de visites du Conseil d’Etat :
Sous la supervision de la direction du bureau qui assure l’analyse de la demande, le/la titulaire du poste est en charge de :
- Répondre aux demandes de visites et solliciter les conférenciers identifiés ;
- Actualiser le planning annuel des visites et produire des données statistiques ;
- Assurer la gestion logistique des visites : transmission de la liste à la sécurité, suivi des stocks et préparation de goodies et documentation ; réalisation de documents relatifs au dossier ;
- Contribution au besoin à l’accueil physique.
Le/la titulaire du poste pourra être amené(e) à collaborer occasionnellement aux autres activités du bureau.
Liens hiérarchiques et fonctionnels :
N+1 : cheffe du bureau organisation-évènements
N+2 : Cheffe de cabinet
Compétences attendues
Connaissances
Niveau maîtrisé :
- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)
- Communication écrite et orale
- Organisation du Conseil d'Etat
Savoir-faire
Niveau expert :
- Qualités relationnelles et adaptabilité aux différents interlocuteurs
Niveau maîtrisé :
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Réactivité et soin dans l'exécution des travaux
- Gestion des situations d'urgence
- Capacité à rendre compte et synthétiser sa pensée
- Disponibilité
Savoir-être
- Discrétion et rigueur
- Bonne présentation
- Adaptabilité
- Aptitude à la polyvalence
- Curiosité professionnelle
-Maitrise de soi (aptitude à faire face sereinement aux situations inattendues)
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Le Conseil d’État, garant du respect du droit et des libertés des citoyens
Le Conseil d’État est un pilier de l’État de droit : il garantit au quotidien que l’administration respecte le droit et notamment les libertés fondamentales des citoyens.
- Il juge les conflits qui opposent les citoyens, associations ou entreprises à l’administration.
- Il fait des propositions pour que les futures lois et règlementations soient conformes au droit et applicables dans la vie quotidienne.
En parallèle, il gère les 42 tribunaux administratifs, les 9 cours administratives d’appel et la Cour nationale du droit d’asile qui forment, avec le Conseil d’État, la justice administrative.
Près de 700 collaborateurs sur des missions très variées
Le Conseil d’État, c’est près de 50 métiers qui couvrent des domaines variés : juge, greffière et greffier, rapporteure et rapporteur au contentieux ou en sections consultatives, gestionnaire RH, comptable, chargée et chargé de communication, product owner, assistant et assistante de direction, etc. Derrière ces métiers, chaque collaborateur et collaboratrice assure la modernisation et l’accessibilité de la justice pour tous les citoyens.
Quel que soit votre niveau d’études et d’expériences, que vous soyez contractuelle et contractuel, titulaire, avec une expertise « métiers » ou juridique, un parcours classique ou atypique…. Le Conseil d’État recrute chaque année de nouveaux talents !
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, tous nos emplois sont ouverts aux candidates et candidats en situation de handicap
Descriptif du service
Votre environnement professionnel :
Missions de la direction/ du service : le cabinet est organisé en un pôle (Secrétariat-Protocole) et deux bureaux fonctionnels (Organisation–Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d’organisation et de fonctionnement logistique.
Missions du bureau : le bureau Organisation-Evénements coordonne toute l’organisation matérielle des colloques, séminaires, conférences, réceptions et visites du Conseil d’Etat. Il prépare les séances hebdomadaires de l’assemblée générale et organise également les commissions permanentes. Les missions du bureau couvrent également le champ protocolaire de la gestion des propositions de nominations dans les ordres nationaux (légion d’honneur et ordre national du mérite).
Pour coordonner ces activités, la cheffe de cabinet et la cheffe du bureau Organisation-Evénements (BOE) s’appuient sur une équipe de 8 personnes chargée de fonctions de secrétariat, d’organisation et de coordination.
À propos de l'offre
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Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité d’adresser un message à la boîte fonctionnelle suivante : allodiscrim@orange.fr
Les critères de discrimination sont énumérés à l’article 1er de la loi n° 2008-496 du 27 mai 2008.
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La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à travailler en équipe et à partager l’information.
Télétravail possible.
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Vacant à partir du 02/12/2024
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Secrétaire
