Secrétaire

Sous le commandement d’un assistant de direction, le titulaire du poste est chargé d’assurer la fonction de secrétaire.
- Collationner et transmettre le courrier « départ » au service responsable de l’expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier « arrivée » et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
- Exécuter l’envoi après validation par une autorité  du courrier électronique « départ » ; assurer la diffusion des messages électroniques « arrivée » par le biais des messageries électroniques.
- Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages…) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l’interlocuteur ad hoc.
- Établir les demandes nécessaires au fonctionnement de la cellule.
- Établir les demandes d’accès « base » au profit des visiteurs extérieurs.
- Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule.
- Rédiger et mettre en forme un document en respectant la charte graphique en vigueur.
- Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions.
- Assurer la suppléance du secrétariat particulier de la sous-direction.