Secrétaire/assistant(e) de pôle

-Gestion administrative courante des formations

-Participation aux processus semestriels (rentrée universitaire, suivi des études, forums…)

-Diffusion des informations pédagogiques

-Appui au suivi des UE hors emploi du temps

-Appui administratif aux responsables de formation

2. Assistance à la direction et au pilotage du pôle

-Assistance au Directeur de pôle et aux responsables de formation

-Gestion et suivi des agendas et échéances

-Organisation des réunions (convocations, logistique, comptes rendus)

-Co-gestion du courrier commun et de la boîte mail si nécessaire

-Archivage, partage et gestion des données

3. Activités financières et budgétaires

-Participation au montage et à la synthèse du budget annuel

-Rôle de gestionnaire SO

-Saisie et suivi des demandes de commandes (hors facturation)

-Suivi global du budget et de l’état des commandes

4. Logistique et moyens

-Organisation et gestion des déplacements (missions, invités, jurys, séminaires)

-Gestion des fournitures de bureau et d’enseignement

-Soutien logistique aux activités du pôle (locaux, matériels, salles)

5. Activités liées à la recherche

-Passage de commandes liées aux activités de recherche

-ODM et suivi des missions (jurys de thèse/HDR, invités)

-Gestion des dossiers Camunda et ZRR

-Aide à l’organisation d’événements scientifiques

6. Communication et relations extérieures

-Accueil, orientation et information des partenaires industriels

-Participation aux opérations de communication du pôle

-Organisation logistique des événements (JPO, RDD, visites)

-Contribution à la création de supports et moyens de communication