Secrétariat de la Direction de l'établissement, de la Présidence de la CME et de la Présidence de la CSI

Liaisons fonctionnelles :

-          Les directeurs/directrices des directions fonctionnelles

-          Autres établissements publics et privés

-          Autorités de tutelle

-          Président de la CME, Président de la CSIRMT

-          Chefs de pôle, Cadres Supérieurs de santé, Cadres des unités de soins, services administratifs et techniques

Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction
-          Accueil et prise en charge téléphonique

-          Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques

-          Traitement et mise en forme des courriers, documents, rapports pour validation du directeur

-          Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails

-          Appui à l’organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, …), en collaboration avec les secrétariats des établissements partenaires

-          Gestion du planning de la direction

-          Enregistrement, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes d’informations et notes de services, rapport et comptes-rendus de réunions. Diffusion numérique des documents : messagerie, logiciel qualité, logiciel métier

-          Réservation et gestion des salles

-          Gestion des fournitures du service et matériel de bureau

-          Gestion des congés des directeurs et gardes de direction

-          Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat

-          Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis

-          Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)

 -  Organisation de réunions et rencontres thématiques avec les partenaires et autres institutions (Tutelles, Centres Hospitaliers, institutions territoriales, organismes publics et privés…)
-  Suivi et mise en forme des conventions liant l’établissement à des partenaires extérieurs (suivi tableau de bord)
-  Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion)
-  Participation à la gestion des dossiers relevant des Affaires Générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc…)
-  Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale d’Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
-  Suivi de la politique d’archivage institutionnelle et des décisions de direction.