Secrétariat médical - Unité d'Hémaphérèse Thérapeutique F/H

Mission générale
• Assurer la continuité du secrétariat médical du service d'hémaphérèse entre secretaire:
• Saisie des comptes rendus de l’ensemble des médecins du service
• Être en interface entre les différents secteurs du département (laboratoires, unité thérapeutique) : filtrage et répartition des appels téléphoniques et du courrier, accueil des intervenants extérieurs
• Accueil physique et téléphonique des patients
• Gestion du planning de l’hôpital de jour : patients et équipe médicale sur le logiciel AGHATE
• Codification des actes médicaux des consultations et des séances d’aphérèse
• Constitution et gestion des dossiers des donneurs de moelle osseuse (autogreffes)
• Alimentation du tableau de bord de suivi des activités
• Gestion des dossiers médicaux et archivage
Mission spécifique pour ce poste
➢ Constitution et gestion des dossiers des donneurs en vue d’une greffe de moelle osseuse (allogreffes) en respectant les procédures qualité :
• Assurer la coordination :
✓ Planifier les RDV des donneurs en accord avec : le laboratoire de thérapie cellulaire, les équipes médicales et paramédicales du service d’hématologie adulte et pédiatrique (en charge du receveur) et l’hémaphérèse
✓ Programmer dans ORBIS (rendez-vous, bilans sanguins) et AGATHE (séances de prélèvement des cellules souches)
✓ Assurer un rôle d’interface entre le service d’hémaphérèse, le laboratoire de Thérapie Cellulaire et les coordinatrices de greffe (en charge du patient receveur)
• Préparation et gestion du dossier du donneur :
✓ Préparer le dossier et les documents nécessaires aux consultations des donneurs
✓ Contacter et accompagner les donneurs dans leurs démarches si nécessaire
✓ Organiser les différentes étapes du parcours du donneur (prises de RDV, consultations anesthésie, examens complémentaires)
✓ Suivi et tenue des dossiers : numérisation des cartes de groupe, courriers médicaux, comptes rendus médicaux et comptes-rendus opératoires. Récupérer les résultats de bilan et examens ainsi que les documents administratifs
✓ Soumettre le dossier à la validation médicale avant la date butoir.
✓ Veiller à la bonne transmission les résultats et validation au Laboratoire de Thérapie Cellulaire et à la coordination des Services
✓ Déposer et récupérer les dossiers auprès des Services adultes hébergeant les donneurs de moelle
• Suivi des donneurs de moelle osseuse :
✓ Assurer le suivi des dossiers en post don : archivage des contrôles qualité, compte rendu de prélèvement
✓ Assurer le suivi des donneurs : récupérer et soumettre aux médecins les résultats des bilans sanguins de suivi
• Numériser les dossiers dans ORBIS
➢ Secrétariat médical
• Secrétariat médical du médecin référent des allogreffes (gestion RDV, rédaction de courriers/certificats etc…)
• Codification des actes médicaux : ORBIS ACTES