Secrétariat médical - Assistanat médical F/H

Missions Permanentes

-      Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs familles
-      Réception et filtrage des appels téléphoniques
-      Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations ou messages aux professionnels
-      Programmation et suivi des demandes de 1ères consultations via la plateforme Lorah et participation, une fois/semaine, à la lecture et à l’étude des nouvelles demandes pour la rhumatologie
-      Prise de rendez-vous ; rappel des patients non venus et des perdus de vue
-      Gestion des mails des patients et des professionnels
-      Gestion administrative des dossiers des patients (dossier patient informatisé Orbis) : frappe, mise en page, corrections, vérification des correspondants, ajout des examens complémentaires selon une procédure en annexe, avant leurs validations par les seniors, et envoi par LIFEN
-      Aide à la mise à jour des comptes rendus selon une procédure spécifique
-      Tenue d’un tableau de suivi des comptes rendus
-      Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
-      Numériser les examens et courriers dans ORBIS
-      Réaliser des photocopies et/ou numériser des documents
-      Envoi quotidien des comptes rendus et courriers validés à Lifen (publipostage externalisé)
-      Classement d’examens et de courriers
-      Gestion du courrier postal (réception, tri et distribution)
-      Traitement des courriers, dossiers, documents (numérisation, tri, traitement, diffusion, archivage)
-      Traitement des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service des usagers
-      Attention particulière :
o    au travail en binôme AMA/Médecins et soutien attendu dans les tâches administratives comme les comptes rendus afin d’assurer la continuité de la mission de service, aussi en cas d’absence d’une AMA
o    au suivi du volume des demandes en attente et non traitées en cas de besoin

Missions spécifiques au secrétariat du chef de service
-      Gestion de l’agenda
-      Saisies des gardes et astreintes médicales, congés et formation sur le logiciel Chronos
-      Préparation de l’arrivée des internes et externes (planning, programme des cours, livret d’accueil, ECOS, accueil)
-      Organisation de DIU, de CCO
-      Organisation de réunions

Missions Ponctuelles
-      Remplacement de la secrétaire hospitalière durant ses absences
-      Participation aux réunions des AMA
-      Participation à la réunion de service