Secrétariat particulier de Madame le Maire (h/f) - Garches

Positionnement
Placée sous l’autorité du Maire et du Directeur de cabinet, la cheffe du secrétariat particulier assure avec discrétion, sens politique et grande rigueur, la gestion du secrétariat du Maire, l’optimisation de son agenda, l’accueil des interlocuteurs et la coordination quotidienne des échanges entre le Cabinet, les services municipaux et les partenaires institutionnels.
Mission principale
Assurer le secrétariat particulier du Maire dans une logique de discrétion, de réactivité, de rigueur et d’anticipation, tout en contribuant au bon fonctionnement politique et institutionnel du Cabinet.

Missions et activités
1. Gestion du secrétariat particulier du Maire
- Gérer l’agenda du Maire de manière proactive.
- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
- Préparer les dossiers nécessaires à la bonne tenue des rendez-vous du Maire.
- Assurer le suivi des courriers, courriels et sollicitations, avec classement, traçabilité et relances.
- Veiller à la bonne préparation matérielle et logistique des entretiens et rendez-vous.

2. Accueil et relationnel
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité, avec tact, disponibilité et discernement.
- Recevoir, filtrer et orienter les sollicitations des administrés, partenaires, élus, institutions et acteurs locaux.
- Faire preuve d’un sens aigu de l’écoute, de la diplomatie et de la confidentialité.
- Identifier les urgences et les sujets sensibles afin d’en assurer la bonne remontée au Maire et au Directeur de cabinet.
3. Suivi politique et coordination
- Assurer une veille sur les rendez-vous, événements et sujets nécessitant une attention politique particulière.
- Participer à la bonne circulation de l’information entre le Maire, le Directeur de cabinet, le Directeur général des services et les services concernés.
- Contribuer à la préparation des réunions, déplacements et manifestations du Maire.
4. Organisation et logistique du Cabinet
- Assurer un suivi rigoureux des échéances, invitations, confirmations et réponses.
- Organiser les réunions, petits déjeuners, rendez-vous officiels et séquences de représentation.
- Mettre à jour les listes de diffusion, d’invitation et les fichiers de suivi.
- Préparer, en lien avec les interlocuteurs concernés, les éléments logistiques liés aux manifestations et temps forts du Cabinet.
5. Appui administratif et relations publiques
- Participer, en appui du Cabinet, au suivi de certaines commandes, devis et livraisons.
- Contribuer à l’organisation des manifestations et à la gestion des retours de présence.
- Assurer la suppléance ponctuelle sur certaines tâches de coordination et de relations publiques selon les nécessités du service.