Secrétariat particulier du Sous-Préfet de l'arrondissement de Vichy H/F

groupe RIFSEEP RIFSEEP  / Catégorie C  groupe 1

Vos activités principales :


Secrétariat particulier  du Sous-Préfet :


– tenue des agendas, planifier RV, réunions, inaugurations, cérémonies ;
– accueil téléphonique et physique des différents interlocuteurs du sous-préfet ;
– suivi de la préparation journalière des dossiers tous évènements à l’agenda du sous-préfet ou de son représentant ;
– instruction des dossiers de cérémonies patriotiques, vœux, visites communales et inaugurations ;
– suivi et organisation des déjeuners, dîners, cocktails ;
– relayer les instructions du sous-préfet aux différents interlocuteurs (internes et externes)
– suivi du courrier réservé et des dossiers traités par le sous-préfet ;
- suivi des demandes relatives au sous-préfet


Missions secondaires :


- administration des crédits (services et résidence) : commande et achats
– suivi régulier des budgets et des services faits
- pointage des relevés de cartes bancaires
- Contacts étroits avec les approvisionneurs et gestionnaires des dépenses.
- préparation des éléments de communication du sous-préfet
- médailles : suivi des propositions


Votre environnement professionnel :


Activités du service

Deux pôles et une mission organisent l’activité de la sous-préfecture : le pôle «population », le pôle « territoires », et la mission « représentation de l’Etat »

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture de Vichy compte 17 agents dont 4 agents de catégorie A, 4 de catégorie B, 7 agents de catégorie C et deux services civiques

Liaisons hiérarchiques

Le sous-préfet de l’arrondissement et la secrétaire générale

Liaisons fonctionnelles

La préfecture, les services de l’État compétents, les entreprises et artisans, les collectivités locales