SGZDS/B-Responsable du secrétariat particulier de la préfète, SGZDS

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales

- Encadrer l’équipe du secrétariat SGZDS
- Planifier et organiser les réunions, visites et déplacements de la préfète, en lien avec le chef de cabinet
- Gérer les calendriers de disponibilité et les emplois du temps (organisation des réunions, entretiens)
- Participer à l’organisation des déplacements professionnels et préparer les supports nécessaires, en lien avec le pôle conducteurs
- Accueil, filtrage et renseignement téléphonique
- Tenue de l’agenda de la préfète
- Réception, tri, diffusion, enregistrement numérique du courrier, arrivée et départ (mail et postal)
- Prendre connaissance des mails reçus et les diffuser en fonction, aux services concernés selon la thématique, en lien avec le chef de cabinet
- Assurer la traçabilité du traitement et l’archivage numérique des notes reçues ou produites par l’autorité

- Mise en forme et saisie informatique de documents (notes, courriers, fiches, procédures...)
- Rédactions de notes, comptes-rendus de réunion, ... - Constitution, suivi et classement de dossiers
- Organisation de réunions- Gestion de l’emploi du temps de la préfète
- Assurer un soutien logistique pour la gestion du service ( réception, commandes repas et réceptions ; gestion des fournitures du service; gestion et enregistrement du courrier , accueil téléphonique et physique des intervenants ; gestion des archives du service...)
Lui sont également confiées des missions ponctuelles selon l’actualité du cabinet de la directrice et de l’évolution liée à la réorganisation des tâches.