SHFD 75 - Assistant(e) de direction du service du haut fonctionnaire de défense

Vos activités principales
Au sein du cabinet du SHFD, l’assistant(e) de direction remplit les missions suivantes :
- la planification, l'organisation et le suivi des réunions : contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus ;
- la gestion des agendas et la planification des déplacements ;
- l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction pour les agents hors pôle sécurité numérique avec l'outil CHORUS DT. Travail en binôme avec l’assistante administrative du C2MI (Toulouse), chargée des agents du PSN;
- la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier;
- le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ" ;
- l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et du sous-directeur de la protection du ministère ;
- le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés ;
- la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et du sous-directeur;
- la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d’évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc…) ;
- les tâches courantes inhérentes à un secrétariat : commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique, en lien avec le gestionnaire budgétaire, informatique et logistique.


Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
La compréhension des enjeux et priorités du service (SHFD) est primordiale. En effet, le titulaire est en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux au sein du ministère (cabinet ministre, secrétariat général et tous services et directions), les préfectures, les zones de défense, mais aussi les services des hauts fonctionnaires de défense et de sécurité (HFDS) des autres ministères, le secrétariat général de la défense nationale (SGDSN) et d’autres partenaires extérieurs.
Pour le bon fonctionnement du service, la communication des informations et les échanges au sein du secrétariat  et du service sont primordiaux.
Le titulaire est en liaison constante avec le chef du service et son adjoint.
Badgeage 38h par semaine (horaires de journée).
Une habilitation au secret de la défense nationale est requise. Si le candidat retenu en est dépourvu, une procédure de demande sera engagée.

Poste bénéficiaire d’une NBI.