Sous-direction de l'enseignement supérieur et de la recherche, assistant(e) ressources

Description synthétique du poste

Assister le sous-directeur et son adjoint dans l'organisation quotidienne de leur activité. Accompagner les nouveaux agents concernant leurs procédures administratives de prise de fonctions. Assurer la polyvalence des missions d’assistance et d’accueil du poste. Assurer l'intérim des deux autres secrétaires en cas d'absence.

Activité principale

- Assister le sous-directeur et son adjoint dans leur activité quotidienne : tenir l’agenda hebdomadaire, planifier les demandes d’entretien et de réunions, tenir le tableau des congés de la sous-direction, gérer les déplacements/missions, préparer et convoquer les réunions de la sous-direction.
- Monter et assurer la logistique (réservation de salles, demande de prestations) des réunions, en particulier celles en visioconférence et sur Viséo,
- Organiser les entretiens de recrutement des nouveaux agents et des stagiaires.
- Contribuer à la préparation des déplacements à l'étranger (logistique, constitution de dossiers,missions).
- Soutien logistique à l'organisation des évènements relatifs à la sous-direction (séminaire annuel de sous-direction, pots d’accueil ou de départ...).
- Assurer l’actualisation et la tenue de quelques documents ressources indispensables au fonctionnement du service : mailing list des agents, tableaux des contacts (administrations, acteurs du monde de l’ESR, principaux opérateurs et partenaires), tableaux des congés.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels (gestion en commun de la boîte générique du service).
- Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
- Gérer les archives sur support papier et dématérialisées/enregistrement de documents dans Diplomatie.
- Mettre en forme et valoriser les supports écrits (notes).
- Renseigner le tableau des échéances ...