Un Assistant de Direction - LE GRAND CHALON

Au sein de la Délégation du Développement du Territoire et en lien direct avec la Directrice Générale Adjointe, vous avez vocation d’assurer une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers dans le respect de la réglementation et de la confidentialité. Vous accompagnez également le Directeur Administratif et Financier en termes d’organisation des ressources internes.

- Vous assurez la gestion de l’agenda : planification des journées, organisation des déplacements, priorisation des différents RDV,… ;

- Vous assurez la préparation des réunions : envoi des convocations, diffusion aux participants des ordres du jour et les pièces utiles à la réunion, organisation matérielle des salles, participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus,… ;

- Vous élaborez et mettez en forme des documents en utilisant efficacement les outils bureautiques : préparation des courriers, rapports, notes et tableaux de synthèse, enregistrement et diffusion des courriers via le logiciel métier Kolok ;

- Vous accueillez les interlocuteurs sur place ou par téléphone : filtrer les interlocuteurs, organiser l’attente efficacement, gérer les messages ;

- Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers et la gestion du stock de fournitures ;

- Vous entretenez le lien entre les différents directeurs : transmission d’informations,.. ;

- Vous participez à la préparation des instances municipales et communautaires : suivi, relance et relecture des projets de rapports et des délibérations, vous assurez les validations aux échéances données et vous aurez en charge la gestion de certains dossiers ;

- Vous participez à l’élaboration du plan de formation, assurez les inscriptions et le suivi des formations (CNFPT ou externes) ainsi que le suivi des congés en cas d’absence des directeurs ;

- Missions complémentaires : implication auprès du Directeur Administratif et Financier dans l’accompagnement en termes d’organisation des ressources internes (suivi administratif, RH, logistique…) et vous serez également amené à assurer une polyvalence avec l’assistante de la DGA AT et de la DiF en cas d’absence.