Un(e) assistant(e) de Secrétariat général (H/F)
Référence : 2023-1101696
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Centre National de Gestion (CNG)
Centre national de gestion 21B, rue Leblanc 75015 Paris - Localisation : 21 Rue Leblanc, 75015 Paris, France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Vous aurez pour mission, en lien avec votre binôme, de :
- Assurer la préparation des CSA, CCP, Conseil d’administration et le cas échéant commission des aides en lien avec le Secrétaire général et le Chef du bureau Ressources du SG ;
- Organiser et assurer la logistique liée aux instances internes du CNG, et autres évènements à la demande des Départements ;
- Assurer le traitement et la mise en forme de documents, les classer et archiver;
- Réceptionner, traiter et orienter le courrier, les appels et messages téléphoniques ;
- Assurer la préparation, l’envoi des dossiers pour le Contrôleur général, économique et financier (CGEFI), et leur suivi;
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs ;
- Organiser les déplacements des agents du SG ;
- Assurer la reprographie de documents et la mise sous PDF ;
- Suivre les relations avec la restauration collective (nouveaux agents, réceptions, …), les sociétés intérimaires, l’intérimaire et le CNG (émission de bons de commandes, mise en paiement), la médecine d’embauche et la médecine du travail ;
- Venir en appui du Secrétaire général et du Chef du bureau Ressources pour l’organisation et la mise en œuvre des élections internes du CNG ;
- Remplacer l’assistante de la direction générale lors de ses absences.
Vous aurez par ailleurs pour mission spécifique de :
- Assurer la relation avec le voyagiste (établissement des ordres de mission, régularisation des états de frais, mise à jour des profils voyageurs, contrôle des factures, etc.) ;
- Réserver les salles à l'extérieur du CNG (réservation, bon de commande, mise en paiement, suivi budgétaire ...) ;
- Suivre le marché de Sténotypie (émission des bons de commande, mise en paiement, suivi du marché, suivi budgétaire, transmission des comptes rendus de réunions auprès des départements concernés, suivi du tableau de sténotypie) ;
- Contribuer au processus de recrutement (mise en forme des fiches de poste, diffusion, organisation des prises de rendez-vous avec les candidats sélectionnés, suivi du tableau de recrutement en lien avec le bureau Ressources).
Enfin, vous consacrerez également un temps dédié, entre 20 et 30%, au suivi des processus supervisés directement par le secrétaire général :
- Suivi des projets relatifs à l’utilisation des locaux du CNG
- Suivi des contentieux en cours avec la cellule des affaires juridiques
- Suivi de la production des tableaux de bord du CNG en lien avec le SG et le responsable budgétaire
- Suivi du contrat d’objectifs et de performance, des préconisations de l’IGAS et de la Cour des comptes
- Participation à certains processus RH (indicateur sur les recrutement, discipline, formation).
- Organiser la formalisation de certaines procédures en lien avec les départements métiers et les équipes du secrétariat général
Profil recherché
De formation de type Bac +2 en secrétariat /assistanat, vous avez une expérience d’au moins 3 années dans un poste d’assistante.
Vous présentez les atouts suivants :
- Bonne connaissance de l’environnement juridique et institutionnel du CNG
- Rigueur et sens de l’organisation
- Capacité d’anticipation, d’autonomie et de réactivité
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Esprit d’initiative et sens des responsabilités
- Sens du contact humain et goût du travail en équipe
- Disponibilité, assiduité, ponctualité
- Savoir gérer un budget
- Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Powerpoint, Outlook.
Fonctionnaire de catégorie B/ Contractuel. Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Localisation
Éléments de candidature
Personne à contacter
alexandre.fournier@sante.gouv.fr
Qui sommes-nous ?
Le Centre national de gestion gère la carrière de plus de 62 000 praticiens hospitaliers, praticiens hospitalo-universitaires et directeurs de la fonction publique hospitalière.
Le CNG est au service de chaque professionnel qu’il recrute et accompagne. Il œuvre également en faveur des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux.
Nous assumons 3 missions phares :
- Recruter : organisation des concours médicaux et administratifs nationaux ; gestion des autorisations nationales d’exercice des praticiens à diplômes étrangers
- Orienter : de la nomination au départ en retraite ; conseil durant toute la carrière
- Soutenir : accompagnement individuel et collectif des professionnels et des établissements dans leur gestion RH et le développement des compétences.
Aux côtés de nos partenaires, notre action contribue à favoriser l’épanouissement et le développement professionnel des praticiens hospitaliers et des directeurs de la fonction publique hospitalière, à renforcer l’attractivité de leurs métiers et à améliorer le fonctionnement des établissements au sein desquels ils travaillent.
Descriptif du service
Vous serez rattaché(e) au Secrétariat général (SG), et placé(e) sous l’autorité du Secrétaire général. Dans le cadre d’un binôme avec une autre assistante, vous serez amené(e) à travailler en coordination avec chaque entité du SG, ainsi qu’en transversalité avec les différents départements métiers du CNG. Vous serez également amenée à être en contact avec les organisations syndicales internes et les partenaires extérieurs.
À propos de l'offre
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Si vous êtes intéressé(e), merci de nous transmettre votre candidature (CV + Lettre de motivation) à l’adresse suivante : alexandre.fournier@sante.gouv.fr et cng-recrutement@sante.gouv.fr sous la référence : Assistante SG-CS01
Localisation : Immeuble le Ponant – B – 21, rue Leblanc – 75737 Paris Cedex 15
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Vacant à partir du 01/08/2023
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Assistante / Assistant de direction
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