Université Lyon 1 - Gestionnaire Scolarité et formation professionnelle (H/F)
Référence : 2026-2258759
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université Claude Bernard Lyon 1
Université Claude Bernard Lyon 1 - Localisation : Campus LyonTech-La Doua
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD de 3 ans
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 2212.03€ brut/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
L'agent sera en charge d'assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant la contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).
Activités principales :
Gestion du DAEU B – diplôme d’accès aux études universitaires
- Accueillir et informer les candidats et stagiaires (présentiel, mail, téléphone, visio),
- Gérer les dossiers d’inscription
- Etablir les contrats et conventions
- Recenser les intervenants et établir le planning prévisionnel
- Transmettre les éléments constitutifs des dossiers vacataires au pôle de gestion financière
- Faire les demandes de réservation de salles
- Organiser les sessions d’examen : surveillance, convocation, copies,
- Saisir les notes sur Apogée, établir les relevés et organiser les jurys
- Editer les relevés de notes et les diplômes
- Etablir un bilan des heures réalisées et renseigner les fiches de service fait
- Gérer l’assiduité des stagiaires (émargement, tableau récapitulatif)
Contractualisation et suivi administratif en formation continue
- Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. FCA MANAGER, KAIROS, OFELI, EDOF, etc.),
- Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).
- Gérer les dossiers CPF (EDOF et France Travail KAIROS)
- Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures).
- Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
- Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC$)
- Assurer la logistique des formations courtes (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
- Suivre l’assiduité et les enquêtes de satisfaction,
- Éditer les documents officiels (certificats).
Interface avec les acteurs internes et externes
- Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants
- Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.
- Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
- Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits)
Suivi qualité et reporting
- Garantir la conformité réglementaire (formation continue).
- Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données.
- Contribuer à la mise en oeuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF).
- Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
Activités complémentaires :
Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés
Profil recherché
Compétences techniques attendues :
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager),
- notions de comptabilité et de facturation.
- Maîtrise de la règlementation de la formation professionnelle
Connaissances :
- Connaissance du cadre réglementaire de la FC et de la formation professionnelle
- Bonne connaissance du référentiel Qualiopi et des enjeux liés aux certifications
- Notions de gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)
- Connaissance des règles de scolarité universitaire (inscriptions, jurys, diplômes)
Savoir-être :
- Sens du service, communication claire, travail en équipe
- Rigueur, sens du détail, capacité à gérer des volumes importants.
- Autonomie
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Niveau d'expérience souhaité : entre 1 et 3 ans
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiant·e·s et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels.
Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé.
L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.
Descriptif du service
FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l’interface entre l’Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d’études, organismes publics ou privés, professionnels de santé… Chaque année, FOCAL forme plus de 8 000 stagiaires dont 3 500 alternants au sein de ses 650 formations. Les équipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l’élaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parallèle, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d’études dans leurs projets de développement des compétences, les aide à identifier les dispositifs de financement appropriés à leur situation et assure la gestion contractuelle et financière de leur formation.
À propos de l'offre
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En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : job-ref-hk99v4pcve@emploi.beetween.com
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Vacant à partir du 01/06/2026
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Gestionnaire de scolarité
